Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Должностная инструкция кем подписывается и утверждается

Должностная инструкция кем подписывается и утверждается

Должностные инструкции как часть кадрового документооборота


Вы здесь Опубликовано 2005-05-20 04:00 пользователем ipp2 Для чего нужна должностная инструкция? Прежде всего, для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников.

Должностная инструкция как вид документа не упомянута в КЗоТ, и с формальной точки зрения ее наличие на предприятии не является обязательным.

Какова роль должностных инструкций? Они позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества.

Вы не сможете уволить работника за систематическое невыполнение должностных обязанностей, если причиной вашего недовольства является качество его работы. В трудовом контракте этот момент не оговаривается, поскольку контракт отвечает на вопрос: «Что сотрудник должен делать на работе?». Администрации практически невозможно разобраться с человеком, подписавшим контракт, где указаны обязанности, но нет критериев оценки качества его работы.

На вопрос «как?» отвечает должностная инструкция. Но даже грамотно составленная инструкция, с подробно прописанными критериями оценки, перечнем требований не будет иметь юридической силы и, следовательно, выполнять своего назначения, если не будут соблюдены все формальные тонкости написания этого документа. Каковые основные требования к форме должностной инструкции?

Рассмотрим пункты, которые в обязательном порядке должны входить в должностную инструкцию:

  • Квалификационные требования.
  • Порядок назначения и освобождения от должности.
  • Непосредственная подчиненность работника.
  • Чем руководствуется работник в своей деятельности.
  • Порядок замещения при отсутствии.

Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Главные бухгалтеры обычно возмущаются, когда от них требуют указать, что кассир подчиняется главному бухгалтеру. Действительным является только то положение, которое существует на бумаге.

И если в соответствующем документе не написано, что кассир подчиняется непосредственно главному бухгалтеру, это означает, что он будет подчиняться директору, тогда как директору он должен подчиняться опосредованно, через главного бухгалтера. Этот порядок не изменился, назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением.

Не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа. В принципе, скоро в России отменят приказы и трудовые книжки, в результате чего должна установиться контрактная система. Но когда это будет еще не известно.

Что такое отсутствие/присутствие с юридической точки зрения? Что должен ответить руководитель работнику, который просит отпустить его с работы? Здесь важно, чтобы вы сами понимали, что такое присутствие, отсутствие на работе с юридической точки зрения.

Присутствие и отсутствие должны быть подтверждены документально. Если такого документа нет, у вас может возникнуть очень неприятная ситуация. В соответствии с действующими нормативами руководитель должен предложить работнику написать заявление с последующим вычетом из зарплаты.

Но на практике так не происходит. Обычно руководитель отпускает работника без всякого заявления. Казалось бы, чисто по-человечески это нормально.

Но лишь до того момента, пока во время отсутствия работника ничего не произойдет. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа.

Хочу обратить ваше внимание на следующее: когда начальник кадровой службы пишет своему подчиненному, что тот руководствуется в своей деятельности настоящей должностной инструкцией, это звучит абсолютно безграмотно.

Прямая ссылка на должностную инструкцию не достаточна — вы должны перечислить ряд действующих в нашей стране положений.

Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения).

Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов.

Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если ваша организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию.

И последней строкой — положение об отделе и настоящая должностная инструкция.

Имеются в виду требования к образованию и стажу работы. При всей ясности и конкретности этого понятия здесь тоже могут скрываться подводные камни. Кандидат на должность обязан предъявить документ об образовании и стаже трудовой деятельности, Где же может скрываться подвох для кадровых работников?

Например, в завышении квалификационных требований, которое может быть квалифицировано в суде как дискриминация. Такие случаи имели место. В одной организации к должности рядового кассира были предъявлены требования высшего образования и пятилетнего стажа.

Одним из кандидатов на вакансию оказался выпускник Финансовой академии, три года проработавший по специальности. Ему было отказано. Молодой человек обратился в суд по поводу незаконного отказа в приеме на работу.

Этот пример свидетельствует о том, что квалификационные требования не пишутся «с потолка». Существуют специальные нормативы труда, которые распространяются на все организации. Вместо бывшего квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, принятого в 1989 г., ныне действует документ, именуемый

«Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих»

.

В этом нормативе указано, что он распространяется на предприятия и организации всех форм собственности. Поэтому, если вы списали требования с потолка, вместо того чтобы воспользоваться действующим нормативом, работник может обратиться в суд и выиграть дело. Из каких разделов состоит должностная инструкция?

Из каких разделов состоит должностная инструкция?

Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие разделы:

  • «Взаимоотношения. Связи по должности».
  • «Функции».
  • «Ответственность».
  • «Должностные обязанности».
  • «Права».
  • «Общие положения».

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности. Определяются направления деятельности специалиста.

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее. Определяются права, представляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав.

Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов. Обязательно ли писать все приведенные разделы и пункты должностной инструкции? Приведенная форма — это унифицированная форма данного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству.

Эти разделы должны быть обязательно. А дальше можно написать еще двадцать шесть пунктов. Здесь дана выжимка: «Общие положения», «функции», «должностные обязанности», «права», «ответственность» и «служебные взаимоотношения».

Это тот костяк, тот минимум, без которого нет этого документа. Здесь, напротив, много чего не хватает.

Где критерии оценки качества? Где режим работы? Где порядок аттестации? Это также необходимо добавить.

Кем разрабатываются должностные инструкции?

Они разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются.

При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается.

Должностная инструкция обязательно утверждается первым руководителем организации. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте. С кем согласовываются должностные инструкции?

Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае, если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовывать с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

С чего начинается разработка должностной инструкции?

С подготовки Положения о подразделении. Даже если у вас есть Положение об отделе кадров или департаменте по управлению персоналом, или Положение о повышении квалификации сотрудников, об их обучении — этого все равно недостаточно.

Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Поэтому Положение о подразделении очень важно.

Второй документ, который нам необходим для подготовки должностной инструкции — это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы.

В связи с тем, что открылись совместные предприятия, предприятия со 100-процентным иностранным капиталом, у нас появились должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих: есть и секретарь-машинистка, и референт, и секретарь на reception, и менеджер по управлению персоналом, и помощник директора, и генеральный директор. Какие требования предъявляются к должностной инструкции в соответствии с ГОСТом?

Есть специальный ГОСТ на все кадровые документы — 6.38.90, который так и называется «Требования к оформлению документов». На него всегда можно сослаться при судебных и прочих спорах.

Можно перечислить не менее тридцати различных надписей, которые могут быть на документах. Но не все из них влияют на юридическую силу.

Вы можете некоторые надписи и не сделать или сделать их неправильно — и это не будет иметь юридического значения. На юридическую силу УРД влияют три группы реквизитов.

  1. Первая группа называется «Реквизиты бланка». Служебная документация не пишется на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А4 и написать: «Утверждаю», «Должностная инструкция». Для этого существуют бланки. В каждой организации должен быть бланк для писем, с адресом, телефоном, факсом. Можно ли на нем писать должностную инструкцию? Нет. Этот документ не будет иметь юридической силы. Для каждого вида документов существуют определенные бланки. Если вы напишете платежное поручение на бланке для счетов, банк ее не примет. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и так далее. Нужно знать, что такое бланк, из каких надписей он состоит, а если у вас нет бланков, отпечатанных в типографии — ничего страшного, напечатайте его сами на машинке или компьютере. Только сначала наберите реквизиты бланка, а потом все остальное. Такой бланк будет иметь уже 50 процентов юридической силы.
  2. Третья группа реквизитов — это «Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления».
  3. Вторая — «Реквизиты состава удостоверения документов».

Иногда в должностных инструкциях встречается фраза: «Работник несет ответственность за качественное и своевременное выполнение возложенных обязанностей». Как ее понимать? Проанализируем ее с точки зрения семантики русского языка. Что значит «нести ответственность»?

Это значит — отвечать, быть привлеченным к ответственности. В контексте этой фразы — быть наказанным за качественное и своевременное выполнение обязанностей. Очевидно, что это смысловой парадокс — ведь подразумевается наказание за некачественную и несвоевременную работу.

Правильно было бы написать:

«несет ответственность за качество и своевременность»

.

Поэтому при составлении различных документов нелишне проконсультироваться не только с юристом, но и с филологом, чтобы избежать такого рода парадоксов. Что придает должностной инструкции юридическую силу?

Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа (должностная инструкция), оставить место для даты, место для номера и написать г.Москва. Мне приходилось слышать недовольные высказывания по поводу того, что наименование «должностная инструкция» пишется в углу. Мне это тоже не кажется самым удачным решением, но разработчики этого документа сделали именно так, и нам остается подчиняться их требованиям.

В принципе, если ваше эстетическое чувство требует, чтобы название стояло в центре, это не будет большим нарушением.

На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.

Кто пишет должностные инструкции? Иногда вас вызывает руководитель и начинает разговор с такой фразы:

«Вы у нас менеджер по кадрам и лучше всех знаете КЗоТ»

. Это приятно слышать. Но далее следует просьба: «Напишите на всех должностную инструкцию».

Никогда ни на кого ничего не пишите, никаких инструкций, кроме своей собственной структуры. В других структурах вы не компетентны, вы их не знаете и не должны знать.

Ни в коем случае не пишите должностную инструкцию на кассира — вы не знаете расчетно-кассовых операций. На кассира инструкцию должен писать главный бухгалтер.

На менеджера из отдела продаж — начальник этого отдела. Что вы должны сделать, если главный бухгалтер обращается к вам с просьбой написать должностные инструкции на сотрудников? Вы должны сказать: «Я вам покажу форму и методику разработки этого документа.

А дальше пишите сами. Ваших профессиональных тонкостей я не знаю, это не моя функция».

То есть вы должны подробно разъяснить форму этого документа, общие положения, все пункты и подпункты, которые в обязательном порядке входят в должностную инструкцию. Это ваша обязанность. Потому что вы единственный специалист в своей организации, которой знает, что такое должностная инструкция и что из нее вытекает.

Вы знаете, что если работник не выполняет инструкцию, его можно уволить. Можно уволить по статье 33-й, пункт 2 — несоответствие работника занимаемой должности.

По статье 33-й, пункт 3 — систематическое неисполнение должностных обязанностей. Эти тонкости в вашей компетенции. Кто подписывает, утверждает текст должностной инструкции? Это разные вещи. Типичная ошибка состоит в следующем. Как правило, руководитель кадровой службы подчиняется непосредственно директору, и в этом случае директор и подписывает, и утверждает текст инструкции.
Как правило, руководитель кадровой службы подчиняется непосредственно директору, и в этом случае директор и подписывает, и утверждает текст инструкции. Это ошибка — неправомерно одному и тому же лицу, в рамках одного документа совершать два разных юридических действия.

Общее правило: подписывает руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, утверждает директор. В данном случае инструкцию разрабатывает и подписывает кадровик, а директор утверждает. Как часто надо менять текст должностной инструкции?

Не исключено, что руководитель, утвердивший документ, ушел из организации или сменился работник, расписавшийся на инструкции.

Некоторые кадровики проявляют излишнее усердие, обновляя должностные инструкции ежегодно.

Это не всегда оправдано: инструкция может действовать годами.

Изменения требуются лишь в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием организации и т.д. Если на должность Петрова приходит Сидоров, а функции этой должности не менялись, вы можете предложить ему расписаться на имеющемся документе. В некоторых организациях используют именные инструкции.

Разумеется, если она была написана конкретно на Сидорова, Иванов не имеет права расписываться на ней. Поэтому следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность. Встречается и другая довольно распространенная ошибка.

В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции просто вычеркивается и делается новая запись. В этом случае зачеркивание не допускается.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной. Какие обязанности можно возложить на конкретного работника и как их разделить между близкими позициями?

Рекомендуем прочесть:  Где в москве можно продать трюфели

Наш закон делит всех работников, специалистов организации на две группы: рабочих и служащих. Служащие отличаются от всех остальных работников наличием двух реквизитов: должностью и окладом.

Все обязанности работника в соответствии с законом можно поделить на три части.

Первая часть предусмотрена должностной инструкцией. Вторая (статья 127 КЗоТ РФ) — обязанности, установленные государством и отмеченные в КЗоТ («добросовестно трудиться» и так далее). И, наконец, третья часть обязанностей работника — это выполнение индивидуальных указаний непосредственного руководителя.

Если такие распоряжения не выполняются, то это является нарушением закона.

В соответствии с нашим законодательством работник обязан выполнить то, что ему приказал руководитель. Если работник считает, что распоряжения его руководителя неправильны и незаконны, максимум, что он может сделать, это попросить оформить письменное предписание а разовые поручения.

Если же руководитель предполагает, что такие указания могут повторяться часто, то они уже закрепляются в виде конкретной трудовой функции, которая должна быть включена в должностную инструкцию.

Надо ли регистрировать должностную инструкцию как исходящую документацию? Ни в коем случае — это внутренняя документация, и вы регистрируете ее в отдельной книге, которая так и называется — «Книга регистрации» или «Журнал регистрации положений об отделах, должностных инструкциях и изменениях к ним».

Ведет эту книгу не кадровая служба, а секретарская. Потому что каждый отдел должен иметь положение и должностные инструкции на свои должности, что регистрируются в этой книге.

Если бланк инструкции печатается на компьютере, можно ли напечатать регистрационный номер? Регистрационный номер не может быть напечатан на компьютере — это неестественно. Ведь регистрационный номер вы получаете уже после того, как бланк напечатан, подписан и утвержден.

Поэтому он пишется от руки. В чем особенности составления должностной инструкции для представительств иностранных компаний?

Если персонал работает в России, он подчиняется нашему законодательству.

Поэтому тут действуют те же правила.

Работники, не важно какой фирмы — иностранного представительства или совместного предприятия — подчиняются нашему КЗоТу. Вы можете взять содержание, предусмотренное этим представительством, этой фирмой, но вложить его в российскую «оболочку». Я вам это советую, потому что такие прецеденты уже были.

Я вам это советую, потому что такие прецеденты уже были. С вами могут разбираться по конфликтам, связанным с внутренним режимом, какими-то корпоративными моментами, но если все документы будут оформлены по нашим нормам, юридических проблем быть не должно.

НОУ «ИПП» Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

ФОРМА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, должностная инструкция (приложение 2) отнесена к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу

«Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия»

(код 52), ее регистрационный номер — 051, контрольное число в ОКУД — 9. Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, нормативными актами не установлена.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-б). В зависимости от категории, уровня и правового статуса сотрудников компании должностные инструкции для них как локальные нормативные акты могут иметь различия в названии и структуре. Например:

  1. для всей компании и ее структурных подразделений разрабатываются положения, к которым прилагаются должностные инструкции руководителя компании, его заместителей и руководителей структурных подразделений;
  2. для рядовых сотрудников и специалистов разрабатываются должностные инструкции;
  3. для рабочих профессий — тарифно-квалификационные характеристики, так как наличие должностной инструкции в этом случае не предусмотрено (постановления Минтруда России от 16.07.2003 № 54, от 10.11.1992 № 31).

Как именно будет называться должностная инструкция, принципиального значения при этом не имеет.

Такой вывод следует из письма Рос- труда от 24.11.2008 № 6234-T3. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».

Должностная инструкция работников

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются, в частности, органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников (п.

12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2

«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»

). То есть работодателем по отношению к руководителю общества является общество. Руководитель организации — физическое лицо, которое в соответствии с ТК РФ, иными законами и нормативными актами, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (ст.

273 ТК РФ). Таким образом, должностная инструкция работников организации утверждается и подписывается руководителем общества.

Скажите кто утверждает должностные инструкции??

? и где это прописано???

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИПИСЬМОот 31 октября 2007 г. N 4412-6О ПОРЯДКЕ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙВ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВВ Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение.

Сообщаем следующее.Несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. — СООТВЕТСТВЕННО НА УСМОТРЕНИЕ РАБОТОДАТЕЛЯ, МОЖЕТ УТВЕРЖДАТЬ ЕИО, ПО ПРИКАЗУ МОГУТ УТВЕРЖДАТЬ РУКОВОДИТЕЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, В СЛЮБОМ СЛУЧАЕ ДОЛЖЕН БЫТЬ СОБЛЮДЕН ПРИНЦИП СТАРШИНСТВА/ПОДЧИНЕНННОСТИ.Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора.

В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.НачальникПравового управленияФедеральной службыпо труду и занятостиИ.

ШКЛОВЕЦ

Как утверждаются должностные инструкции

26 мая 2018Вопрос из кадровой группы в социальных сетях:«Коллеги! Помогите решить спор с бухгалтерией, которая раньше вела КДП в компании: когда утверждается должностная инструкция.1. Мое мнение — утверждается (именно ДАТА утверждения) единожды при утверждении должности и введении ее в штатное расписание либо до того момента, пока на эту должность не будет оформлен сотрудник?2.

Мнение бухгалтерии — утверждается для каждого сотрудника (одной и той же должности) ДАТОЙ приема этого сотрудника?Честно говоря, на практике не сталкивалась с тем, что одна и та же ДИ может быть утверждена разными датами.Если есть возможность, подскажите ссылку на нормативный акт, регламентирующий такой момент».Отвечает Нормативного акта, регламентирующего порядок утверждения должностных инструкций (далее – ДИ), не существует. Этот вопрос находится в компетенции организации.Как я уже писала , рекомендуется разработать локальный нормативный акт, в котором будет регламентирован порядок разработки, согласования, утверждения, хранения, рассылки ДИ, внесения в них изменений и дополнений, ознакомления с ними работников.Либо же вы можете включить данные положения в саму ДИ, воспроизводя этот текст в каждом документе.

Обычно данные вопросы рассматриваются в разделах «Общие положения» и «Заключительные положения». Если текст достаточно объёмный, можете посвятить ему специальный раздел, например: «Хранение и рассылка».

Такая методика используется в системе менеджмента качества.ДИ можно утверждать несколькими способами:1) приказом. В этом случае на титульном листе ДИ будет размещаться реквизит утверждения: УТВЕРЖДЕНАприказом ООО «Млечный путь»от «__»____ 20__ г.

№___2) должностным лицом. Это может быть директор либо должностное лицо, в надлежащем порядке наделённое соответствующими полномочиями:УТВЕРЖДАЮДиректор ООО «Млечный путь»______________/_____________ Подпись расшифровка«___»_______________ 20______ г.3) коллегиальным органом:УТВЕРЖДЕНАСоветом трудового коллективаООО «Млечный путь»(протокол от «__»___ 20___ г. № __)Кто в вашей организации будет наделён соответствующими полномочиями, решать вам, эти полномочия должны быть закреплены либо в уставных документах (если это касается руководителя организации, коллегиального органа), либо в других – положении о коллегиальном органе, должностных инструкциях либо трудовых договорах должностных лиц.Также вы сами решаете, проставлять ли оттиск печати на грифе утверждения.

Какие печати используются в вашей организации (и используются ли вообще), перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, должностные лица, ответственные за работу с печатями – всё это прописывается в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству.***Что касается даты утверждения и вариантов, приведённых в вопросе, неправы обе стороны.Безусловно, должностная инструкция разрабатывается для должности, а не для каждого конкретного работника, но здесь есть несколько нюансов.1. Если в организации возникла необходимость в новой должности, она вводится в штатное расписание.

Одновременно с этим должна быть утверждена ДИ. Рассматривая кандидатов на данную должность, вы знакомите их с ДИ до подписания трудового договора, как это и предписано Трудовым кодексом.2.

У одной ДИ могут быть разные даты утверждения. Это происходит, если в документ вносятся изменения и (или) дополнения. Здесь организация также сама выбирает вариант действий: либо используются листы изменений, либо утверждается новый вариант ДИ.3.

В рамках одной должности может быть разный функционал.

В этом случае на одну должность разрабатывается несколько ДИ, которые могут идентифицироваться различными способами, например, с помощью ©Татьяна Самородских, 2018Читайте также:· · ·

Взаимодействие

В данном разделе определяют положение должности (работника) в компании, устанавливают специальные обязанности по отношению к другим структурным подразделениям компании, другим сотрудникам, руководителям и подчиненным.

Например, регулируются взаимоотношения с бухгалтерией, службой охраны труда, различными уровнями руководства.

Создание и введение в действие должностной инструкции

Вы здесь Опубликовано 2012-11-06 19:13 пользователем Valeratal «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2011, N 7 СОЗДАНИЕ И ВВЕДЕНИЕ В ДЕЙСТВИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ В данной статье автор акцентирует внимание на том, что должностная инструкция является важным организационно-распорядительным документом любой организации и компании.

А также представляет пример процедуры создания и ввода данного документа в действие, фиксируемой в положении о порядке разработки и утверждения должностных инструкций на примере компании ЗАО «Фармамед», и должностной инструкции одного из сотрудника компании. В необходимости должностной инструкции давно уже никто не сомневается, но тем не менее зачастую определение должностных полномочий и обязанностей определяется лишь устно, что может приводить и приводит к недовольству с обеих сторон — как работодателя, так и работника. Практика показывает, что должностная инструкция — очень важный и полезный документ, позволяющий не только организовать работу, но и снизить вероятность возникновения конфликтов, и улучшить социально-психологический климат в коллективе.

Для чего нужна должностная инструкция В соответствии с Письмом Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1 должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ (локальный нормативный акт), который содержит конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом: а) особенностей организации производства; б) особенностей труда и управления; в) особенностей прав и ответственности работника.

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а может утверждаться как самостоятельный документ. В должностной инструкции определяются задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных инструкций определяется в процессе аттестации специально создаваемой в организации комиссией. Трудовая функция работника определяется наименованием его должности в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией. Трудовой договор определяет и оформляет юридическую связь между работником и работодателем.

Трудовая функция работника в нем только называется, а уточняется в вышеуказанных документах. Чтобы избежать спорных ситуаций с персоналом, желательно в тексте трудового договора сделать ссылку на должностную инструкцию по конкретной должности. Работодатель имеет право решать, указать в трудовом договоре только название должности либо должность и перечень соответствующих должностных обязанностей.

Итак, положительными результатами существования должностной инструкции являются: — правильный подбор и расстановка кадров; — повышение деловой квалификации персонала; — рациональное разделение труда; — создание действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками; — установление единых подходов в определении должностных обязанностей и предъявляемых квалификационных требований.

К чему приводит отсутствие должностной инструкции С одной стороны, отсутствие должностных инструкций не нарушает трудовое законодательство и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия. В Письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 обобщены негативные последствия для работодателя — отсутствие разработанных и утвержденных должностных инструкций. А именно, в отдельных случаях это не позволяет работодателю: — обоснованно отказать в приеме на работу (т.

к. именно в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника); — объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока; — распределить трудовые функции между работниками; — временно перевести работника на другую работу; — оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Следует учитывать, что для некоторых сфер деятельности законом может быть прямо предусмотрено обязательное наличие должностных инструкций (государственная служба, бюджетные учреждения, унитарные предприятия и др.). К примеру, в п. 7 ст. 20 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (ред.
К примеру, в п. 7 ст. 20 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ

«О высшем и послевузовском профессиональном образовании»

(ред.

от 02.02.2011) сказано, что права и обязанности административно-хозяйственного, инженерно-технического, производственного, учебно-вспомогательного и иного персонала высшего учебного заведения определяются, помимо прочего, должностными инструкциями. Трудовая инспекция при проверке организации имеет право затребовать должностные инструкции в двух случаях: 1) если их наличие прямо предусмотрено в законе; 2) если их наличие предусмотрено локальными нормативными актами организации. «Родственники» должностной инструкции В Письме Роструда от 24.11.2008 N 6234-ТЗ нет прямого указания на то, что документ, имеющий структуру должностной инструкции, должен называться «Должностная инструкция».

Так, для работников, замещающих определенные административно-управленческие должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии». В чем заключается порядок разработки должностной инструкции Порядок разработки должностной инструкции не регулируется законом, в соответствии с Письмом Роструда от 31.10.2007 N 4412-6

«О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

работодатель самостоятельно решает, как оформлять и как вносить в нее изменения.

В процессе подготовки должностной инструкции и внесения в нее изменений необходимо учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Назовите должность В современной динамичной бизнес-среде в деятельности организаций и компаний постоянно появляются новые направления, и рынок трудовых ресурсов соответствующим образом отвечает предложением специалистов нужного профиля.

Поэтому Справочник должностей время от времени дополняется новыми должностями.

Должности в Справочнике должностей сгруппированы по видам экономической деятельности. Документ состоит из двух разделов.

В разд. 1 приведены общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников различного профиля по трем категориям — руководители, специалисты и служащие (технический персонал). В разд. 2 установлены квалификационные характеристики должностей научных работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, проектных и изыскательских организациях, редакционно-издательских подразделениях.

Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9 (ред.

от 25.10.2010) утвержден Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. В п. 2 разъяснено: относить должность к соответствующей категории следует в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника. Характер работы может быть организационно-административным, аналитико-конструктивным, информационно-техническим.

Из чего состоит должностная инструкция Структура должностной инструкции может соответствовать структуре Справочника должностей: разд.

1 — «Общие положения»; разд. 2 — «Требования к квалификации»; разд.

3 — «Должен знать»; разд. 4 — «Должностные обязанности»; разд. 5 — «Права»; разд. 6 — «Ответственность».

В раздел «Должностные обязанности» должен быть включен перечень основных функций, которые могут быть поручены (полностью или частично) работнику, занимающему данную должность.

В раздел «Должен знать» необходимо включить основные требования в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определяются уровень необходимой профессиональной подготовки и требуемый стаж работы. Его желательно разработать с учетом Закона Российской Федерации от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании» (ред. от 02.02.2011). Справочник должностей — это примерный ориентир для работодателя.

Документ разработан Институтом труда, утвержден Минтрудом России и носит рекомендательный характер. Соответственно, перечень обязанностей работника может быть расширен по сравнению с перечнем, установленным соответствующими квалификационными характеристиками по Справочнику для конкретной должности.

То есть Справочник должностей не является тем документом, который может доказать необходимость вхождения конкретной обязанности в круг служебных (трудовых) обязанностей работника.

Для этого предназначены должностная инструкция и другие документы, к примеру доверенность. Это подтверждает судебная практика, например Постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.11.2007 по делу N А56-33366/2006. Законодательством не предусмотрено каких-либо санкций за отход от требований к квалификации, определенных в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Специалисты Роструда рекомендуют разрабатывать должностные инструкции «по каждой должности (в т. ч. вакантной), имеющейся в штатном расписании».

Увольнение — не трудовая функция Иногда работодатели в должностной инструкции указывают обязанность работника уволиться по определенным причинам, в т. ч. по собственному желанию. В Письме Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1

«О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям»

указывается, что положение об обязанности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не может включаться в должностную инструкцию, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Включение же таких положений в должностную инструкцию может создать работодателю проблемы. При существовании данного положения в должностной инструкции работнику в суде будет легче доказать, что заявление по собственному желанию было подано под давлением работодателя.

При обращении работника в суд данное обстоятельство будет подвергнуто проверке. Это усиливает позиции работника, поскольку суд при увольнении работника по собственному желанию руководствуется п.

22 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2

«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»

(ред.

от 28.09.2010). Согласно данному документу расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо в случае, если подача заявления об увольнении являлась его добровольным волеизъявлением.

Как разработать и утвердить должностную инструкцию Кадровая служба предприятия должна составить основу должностных инструкций, структуру их содержания.

Разработка поручается руководителям структурных подразделений. В разработке содержания могут принимать участие: — профессионалы, ранее работавшие на данном месте; — руководящие специалисты на такой должности. Целесообразно согласовывать должностные инструкции с правовой службой организации, корпоративным юристом.

Утверждает должностные инструкции то лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и своей должностной инструкцией. Как правило, утверждает должностные инструкции руководитель предприятия, но данная функция может быть передана руководителю кадровой службы.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений разрабатываются под непосредственным контролем руководителя организации, утверждаются им же. Порядок разработки должностной инструкции закрепляется в положении о порядке разработки и утверждения должностных инструкций. В данном документе предусматриваются следующие разделы: 1.

Общие положения. 2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции.

3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции. В разделе «Общие положения» даются основные определения, цели, предпосылки и требования к разработке. В разделе

«Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции»

излагаются требования к структуре и сути должностной инструкции.

В разделе

«Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции»

представлена процедура подготовки должностной инструкции и ввода ее в действие. Примерный образец УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Фармамед» _________________ /Ерофеев Е.

В./ «3» мая 2011 г. ПОЛОЖЕНИЕ о порядке разработки и утверждения должностных инструкций ЗАО «Фармамед» 1. Общие положения. 2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции. 3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.

1. Общие положения 1.1. Должностная инструкция — основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) организации при осуществлении ими служебной (трудовой) деятельности согласно занимаемой должности.

1.2. Цели разработки должностной инструкции: 1) создание организационно-правовой основы служебной деятельности должностного лица; 2) повышение ответственности должностного лица за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора; 3) обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов должностному лицу, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания. 1.3. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное должностное лицо, в соответствии со штатным расписанием, с соблюдением требований Трудового кодекса РФ.

1.4. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в т.

ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. 2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции 2.1. В должностной инструкции указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения. 2.2. Должностная инструкция состоит из разделов: I.
2.2. Должностная инструкция состоит из разделов: I.

Общие положения. II. Права. III. Должностные обязанности. IV. Ответственность. 2.3. В разд. I «Общие положения» указывают: 1) наименование должности; 2) требования, предъявляемые к образованию и стажу работы должностного лица, замещающего данную должность (квалификационные требования); 3) непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо); 4) порядок назначения и освобождения от должности; 5) наличие и состав подчиненных; 6) порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо); 7) возможность совмещения должностей и функций; 8) нормативную базу его деятельности (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и реализует свои полномочия).

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

2.4. Раздел II «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. В разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими структурными подразделениями организации и должностными лицами, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий. Кроме того, в разделе конкретизируют права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.

2.5. Раздел III «Должностные обязанности» содержит перечень основных функций должностного лица.

Кроме того, в этом разделе указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации. 2.6. В разд. IV «Ответственность» указывают меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица.

2.7. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется в организации и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией. 3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции 3.1. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем.

3.2. Должностная инструкция должна быть согласована с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации. 3.3. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком.

3.4. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают должностному лицу, работающему в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения.

По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие отделы организации. 3.5. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением. 3.6. Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

Организация разработки, согласования и утверждения должностных инструкций осуществляется посредством издания приказа о порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Примерный образец ЗАО «Фармамед» ПРИКАЗ Москва 1 ноября 2011 г.

N 23 О порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций Приказываю: 1. Кадровой службе ЗАО «Фармамед» составить общую схему должностных инструкций сотрудников организации. Срок — до 10.11.2011. Ответственный — Крюков Р.

А. 2. Начальникам отделов и цехов поручить компетентным сотрудникам разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего отдела в соответствии со штатным расписанием. Срок — до 25.11.2011. Ответственные: Зарубин О. О., Сапармурдинов К. Ч., Некорчевый Н.

Г., Лещенко П. К. 3. Юридической службе ЗАО «Фармамед» обеспечить соответствие должностных инструкций требованиям российского законодательства. Ответственный — Зимко У. Ю. 4. Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников ЗАО «Фармамед» требованиям по охране труда.

Ответственный — Шурочкина А. Я. 5. После согласования должностных инструкций с юридической службой и отделом по охране труда начальникам отделов подписать инструкции и передать в секретариат на утверждение генеральным директором. Срок — до 05.12.2011. Ответственный — секретарь Воронина О.

Л. Генеральный директор Ерофеев Е.

В. Ерофеев С приказом ознакомлены Копия получена для хранения и использования на рабочем месте Инспектор отдела кадров Крюков Р. А. Крюков 01.11.2011 Начальник отдела по закупкам Зарубин О. О. Зарубин 02.11.2011 Менеджер по продажам Сапармурдинов К.

Ч. Сапармурдинов 01.11.2011 Продакт-менеджер Некорчевый Н.

Г. Некорчевый 02.11.2011 Руководитель отдела АХО Лещенко П. К. Лещенко 02.11.2011 Супервайзер Зимко У.

Ю. Зимко 01.11.2011 Шурочкина А. Я. Шурочкина 01.11.2011 Секретарь Воронина О.

Л. Воронина 01.11.2011 Как в должностной инструкции появляются новые обязанности По мере необходимости в должностные инструкции нужно вносить изменения.

Например, если необходимо: — перераспределить должностные обязанности между несколькими сотрудниками; — усовершенствовать организацию труда; — внедрить технические средства; — увеличить объем выполняемых работ и т. п. В подобных случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей — близких по содержанию работ и сходных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

В противном случае необходимо получить письменное согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Внесение изменений в должностную инструкцию может произойти в результате изменения обязательных условий трудового договора. В таком случае необходимо заблаговременно письменно уведомить об этом работника не позднее чем за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). И после получения письменного согласия работника на продолжение трудовых отношений в должностную инструкцию можно вносить изменения или дополнения.

В соответствии с Письмом Роструда от 31.10.2007 N 4412-6: — если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то имеет смысл вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию, подготовив дополнительное соглашение; — если должностная инструкция утверждалась как отдельный документ и внесение изменений в нее не приводит к необходимости изменения обязательных условий трудового договора, целесообразно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и под роспись ознакомить с ней работника. Второй экземпляр по просьбе работника может быть вручен ему. Таким образом, должностная инструкция является основополагающим документом, регулирующим трудовую функцию работника.

В наличии должностной инструкции заинтересованы как работодатель, так и работник.

Библиографический список 1. Письмо Роструда от 24 ноября 2008 г. N 6234-ТЗ «О должностных и рабочих инструкциях» [Электронный ресурс]. СПС «КонсультантПлюс» consultant.

ru/online/. Дата обращения 24.04.2011. 2. Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. N 4412-6

«О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

[Электронный ресурс].

СПС «КонсультантПлюс» consultant. ru/online/. Дата обращения 24.04.2011. 3. Письмо Роструда от 30 ноября 2009 г.

N 3520-6-1

«О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям»

[Электронный ресурс].

СПС «КонсультантПлюс» consultant.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+