Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Книга регистрации разрешений на изменения в проектной документации

Книга регистрации разрешений на изменения в проектной документации

5.1 Общие положения

5.1.1 При выполнении проектной, рабочей документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям для строительства следует руководствоваться положениями соответствующих стандартов СПДС, а также стандартов Единой системы конструкторской документации (далее — ЕСКД).Перечень стандартов ЕСКД, подлежащих учету при выполнении графической и текстовой документации для строительства, приведен в таблице Д.1 (приложение Д).5.1.2 Документацию, как правило, выполняют автоматизированным способом на бумажном носителе и/или в виде электронного документа.При выполнении документации в виде электронных документов (ДЭ) и передаче документации на электронных носителях должны соблюдаться требования . Взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.5.1.3 При выполнении документации применяют шрифты, используемые средствами вычислительной техники, при обеспечении условий доступности этих шрифтов пользователям документов.

При оформлении текстовых частей разделов проектной документации и других документов, содержащих в основном сплошной текст, рекомендуется использовать гарнитуру шрифта Arial или Times New Roman.5.1.4 При подготовке документации должна быть обеспечена возможность изготовления копий документации надлежащего качества способами репрографии.5.1.5 Чертежи выполняют в оптимальных масштабах по с учетом их сложности и насыщенности информацией.Масштабы на чертежах не указывают, за исключением чертежей изделий и других случаев, предусмотренных в соответствующих стандартах СПДС.5.1.6 Содержательная и реквизитная части ДЭ должны соответствовать требованиям стандартов СПДС и ЕСКД.5.1.7 Структура и состав реквизитов ДЭ должны обеспечивать его обращение в рамках программных средств (отображение, внесение изменений, печать, учет и хранение в базах данных, а также передачу в другие автоматизированные системы) с соблюдением при этом нормативных требований по оформлению документов.5.1.8 Перечень сокращений слов, допускаемых в основных надписях, технических требованиях, таблицах, чертежах и спецификациях, составлен в дополнение к и приведен в таблице Е.1 (приложение Е).

Библиография

[1][2] (утверждено )[3]Методические рекомендации Методика определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации[4] (утверждено )Электронный текст документаподготовлен АО «Кодекс» и сверен по:официальное изданиеМ.: Стандартинформ, 2010 Редакция документа с учетомизменений и дополнений подготовленаАО «Кодекс»

7.1.2 Разрешение на внесение изменений

7.1.2.1 Изменение документа (в том числе его аннулирование) выполняют на основании разрешения на внесение изменений (далее — разрешение), составленного по формам и приложения Л. 7.1.2.2 Разрешение утверждает руководитель организации-разработчика документа или другое уполномоченное должностное лицо. Разрешение является основанием для получения подлинников документов и внесения в них изменений.

Допускается отправка заказчику вместе с копиями измененной документации копии разрешения. 7.1.2.3 Изменения на каждый документ (например, основной комплект рабочих чертежей, спецификацию оборудования, изделий и материалов) оформляют отдельным разрешением. Допускается составлять одно общее разрешение на изменения, вносимые одновременно в несколько документов, если изменения взаимосвязаны или одинаковы для всех изменяемых документов.
Допускается составлять одно общее разрешение на изменения, вносимые одновременно в несколько документов, если изменения взаимосвязаны или одинаковы для всех изменяемых документов.

4 Общие положения

4.1 В соответствии с Федеральным законом [] организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [].4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом [].4.3 Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти в перечне [].4.4 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее — подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.4.5 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;- разрешения на внесение изменений;- документацию повторного применения (типовую).4.6 В соответствии с бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации.

Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация.Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ;- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронно-цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.Примечание — Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик.4.8 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

5.2 Регистрация и учет подлинников

5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). 5.2.2 При регистрации заполняют следующие реквизиты: — инвентарный номер документа; — дату регистрации; — обозначение документа; — наименование; — число листов в документе; — формат документа по , приведенный к формату А1; — кем выпущен документ; — подпись о приемке документа на хранение; — примечание (при необходимости).

При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 . При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме. 5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги.

5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги.

При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации. 5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документациинезависимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

Примечания 1 За единицу учета документации, как правило, принимают: — для проектной документации — текстовые и графические документы, сброшюрованные в том (папку); — для рабочей документации — графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначение; — для иной технической документации — сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение.

2 При регистрации документов в электронной форме, в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла. 3 При регистрации документов в бумажной форме в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.

4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей). 5.2.5 Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно .

5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение. 5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случаетому, альбому или папке присваивают один инвентарный (архивный) номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки.

Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга. 5.2.8 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.

При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.

5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям,выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

5.2.10 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ. Примечание — При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив. 5.2.11 По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).

Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по , , приложения А.

Карточки учета, как правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в .

5.2.12 На карточках учета документации по , регистрируют подлинники документов на и сооружений.

5.2.13 На карточках учета по форме регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей. 5.2.14 Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в .

5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной форме. Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) — в папках.

Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям . Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

5.3.2 Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или А3 виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 .

На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов. 5.3.3 Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить: — в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов; — по объектам — в порядке возрастания обозначений документов (по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам); — в другом установленном организацией порядке.

5.3.4 Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях — по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация — разработчик. 5.3.5 Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или A3 в специально отведенных папках.

Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников.

Приложение Б (рекомендуемое). Марки основных комплектов рабочих чертежей

Приложение Б(рекомендуемое)Таблица Б.1Наименование основного комплекта рабочих чертежейМарка Примечание Генеральный план и сооружения транспорта Г Т При объединении рабочих чертежей генерального плана и сооружений транспорта Генеральный планГП -Автомобильные дорогиАД -Железнодорожные путиПЖ -Сооружения транспорта ТР При объединении рабочих чертежей автомобильных, железных и других дорогАрхитектурно-строительные решения АС При объединении рабочих чертежей архитектурных и конструктивных решений (кроме КМ)Архитектурные решения АР -Интерьеры АИ Рабочие чертежи могут быть объединены с основным комплектом марки АР или АС Конструкции железобетонныеКЖ -Конструкции металлическиеКМ -Конструкции металлические деталировочныеКМД -Конструкции деревянныеКД -Гидротехнические решенияГР -Антикоррозионная защита конструкций зданий, сооруженийAЗ -ЭлектроснабжениеЭС -Наружное электроосвещениеЭН -Силовое электрооборудованиеЭМ -Электрическое освещение (внутреннее)ЭО -Наружные сети водоснабженияНВ -Наружные сети канализацииНК -Наружные сети водоснабжения и канализации НВК При объединении рабочих чертежей наружных сетей водоснабжения и канализации Внутренние системы водоснабжения и канализацииВК -ПожаротушениеПТ -Отопление, вентиляция и кондиционированиеОВ -ВоздухоснабжениеВС -ПылеудалениеПУ -ХолодоснабжениеХС -Тепломеханические решенияТМ Котельных, ТЭЦ и т.п.Тепломеханические решения тепловых сетейТС -Проводные средства связи*-Наименования основных комплектов и обозначения марок принимают по приложению А Радиосвязь, радиовещание и телевидениеРТ -Пожарная сигнализацияПС -Охранная и охранно-пожарная сигнализацияОС -Наружные газопроводыГСН -Газоснабжение (внутренние устройства)ГСВ -Технология производстваТХ -Технологические коммуникации ТК При объединении рабочих чертежей всех технологических коммуникаций Антикоррозионная защита технологических аппаратов, газоходов и трубопроводовАЗО -Тепловая изоляция оборудования и трубопроводовТИ -Автоматизация комплексная АК При объединении рабочих чертежей автоматизации различных технологических процессов и инженерных системАвтоматизация +(**)-Наименования основных комплектов и обозначения марок принимают по приложению А Гидромелиоративные линейные сооружения*-Наименования основных комплектов и обозначения марок принимают по приложению А * Приведены общие наименования объектов.Примечания1 При необходимости могут быть назначены дополнительные марки основных комплектов рабочих чертежей.

При этом в марку рекомендуется включать не более трех прописных букв русского алфавита, соответствующих, как правило, начальным буквам наименования основного комплекта рабочих чертежей.2 При необходимости марки основных комплектов рабочих чертежей допускается обозначать буквами латинского алфавита или цифровыми кодами в соответствии с правилами, установленными в стандартах организаций.________________** Текст документа соответствует оригиналу. — Примечание изготовителя базы данных.

1. Область применения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСТ Р 21.1003- 2009 Система проектной документации для строительства УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Москва Стандартинформ 2010 Предисловие Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — «Стандартизация в Российской Федерации.

Основные положения» Сведения о стандарте 1.

РАЗРАБОТАН Открытым Акционерным обществом

«Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве»

(ОАО «ЦНС») и Открытым акционерным обществом «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ» по проектированию, изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта (ОАО «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ») при участии специалистов других организаций 2.

ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 3.

УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 ноября 2009 г.

№ 526-ст 4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок — в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты».

В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет СОДЕРЖАНИЕ НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Система проектной документации для строительства УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ System of design documents for construction.
Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет СОДЕРЖАНИЕ НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Система проектной документации для строительства УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ System of design documents for construction.

Registration and storage rules of design documentation Дата введения — 2010-03-01 Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков. Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны. На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты: Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ Единая система конструкторской документации.

Электронные документы. Общие положения Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов Единая система конструкторской документации.

Форматы Единая система конструкторской документации.

Правила учета и хранения Единая система конструкторской документации.

Правила внесения изменений Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и/или по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3.1 В настоящем стандарте применены термины по , , , а также следующие термины с соответствующими определениями: 3.1.1 электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством. [, статья А.3] 3.1.2 проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение. [, статья 3.1.3] 3.1.3 подлинники: В бумажной форме — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий.

Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

В электронной форме — электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий. [, таблица 2] 3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.

Рекомендуем прочесть:  Разница между тн и упд

Примечание — К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению. 3.1.5 единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе. [, статья 118] 3.1.6 инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения.

[, таблица 2, статья 1] 4.1. В соответствии с Федеральным законом [] организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [].

4.2. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом []. 4.3. Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти в перечне []. 4.4. Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее — подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.

4.5. В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают: — подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами; — копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение; — копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями; — разрешения на внесение изменений; — документацию повторного применения (типовую). 4.6. В соответствии с бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.

Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация. Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела .
Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела . 4.7. В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил: — проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы; — документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ; — снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями); — документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц; — преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия); — документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга; — документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми; — взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.

Примечание — Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик. 4.8. При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

5.1.1. Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест; нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям и . Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям .

5.1.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют: — комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостью рабочих чертежей основного комплекта, ведомостью ссылочных и прилагаемых документов, спецификацией изделий, ведомостью электронных документов или с другим документом, в котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники; — наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации; — правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ; — правильность заполнения информационно-удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей. Примечание — Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми подписями, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации.

5.2.1. Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).

5.2.2. При регистрации заполняют следующие реквизиты: — инвентарный номер документа; — дату регистрации; — обозначение документа; — наименование; — число листов в документе; — формат документа по , приведенный к формату А1; — кем выпущен документ; — подпись о приемке документа на хранение; — примечание (при необходимости). При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 .

При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме. 5.2.3. Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги.

При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.

5.2.4. Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

Примечания 1. За единицу учета документации, как правило, принимают: — для проектной документации — текстовые и графические документы, сброшюрованные в том (папку); — для рабочей документации — графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначение; — для иной технической документации — сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение. 2. При регистрации документов в электронной форме в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла. 3. При регистрации документов в бумажной форме в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.

4. Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей). 5.2.5. В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист. Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.

Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно . 5.2.6. Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение. 5.2.7. Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения.

В этом случае тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.

5.2.8. Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.

При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер. 5.2.9. Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

5.2.10. Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

Примечание — При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив. 5.2.11. По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).

Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам , а, приложения . Карточки учета, как правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в приложении .

5.2.12. На карточках учета документации по формам , а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений. 5.2.13. На карточках учета по форме регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению.

Допускается использовать форму для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей. 5.2.14. Пример заполнения граф карточки учета по форме приведен в приложении . 5.3.1. Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной форме.

Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) — в папках. Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям . Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде.

Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде. 5.3.2. Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или A3 виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 . На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов.

5.3.3. Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить: — в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов; — по объектам — в порядке возрастания обозначений документов (по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам); — в другом установленном организацией порядке.

5.3.4. Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях — по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация-разработчик.

5.3.5. Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или A3 в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников. 5.4.1. Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в негодность.

Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ).

Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме приложения .

5.4.2. Выдачу подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (или его заместителя) организации — держателя подлинника. (приложение ). Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии документа. В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают.

Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске). В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют. Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К», цифру или др.) 5.4.4.

При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН . РАЗРЕШЕНИЕ № . от .» в соответствии с рисунком (приложение ). Если аннулирование проводится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.

5.4.5. Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например, копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» в соответствии с рисунком (приложение ). 5.4.6. Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.

6.1. Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме приложения .

Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом. 6.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных.

Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений. 6.3. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены: — размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п.

элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника; — порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями. 6.4. В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении. 6.5. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

6.6. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например: «Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

«Восстановлен с копии. Верно: (подпись, фамилия и дата)»

. 6.7. Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.

6.8. Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника.

О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник № .» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника. 6.9. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № .» в соответствии с рисунком (приложение ) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

7.1. В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.

7.2. Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома — отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации. В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают лист (листы) «Содержание», которое выполняют в соответствии с , с перечислением находящихся документов в последовательности их расположения.

7.3. Архивные копии отражают содержание документации на момент подписания (утверждения), передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления. Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме приложения .

Учет и хранение архивных копий выполняют в соответствии с . 7.4. Складывание копий документов в бумажной форме на формат А4 производят в соответствии с приложением 1 .

7.5. Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа.

На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п. Рабочие копии документов предназначены для обслуживания производственных подразделений.

Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи — приемки) устанавливает организация. 7.6. При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами. При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).

7.7. Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями . 7.8. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий документов) в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками и (приложение ) с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа.

На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа. 7.9. Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме приложения .

(рекомендуемое) Карточки учета документации 1 — Карточка учета (лицевая сторона) 1а — Карточка учета (оборотная сторона) 2 — Карточка учета На карточках учета документации указывают: — в графе 1 — инвентарный номер подлинника документа; — в графе 2 — дату поступления подлинника документа на хранение; — в графе 3 — обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов; — в графе 4 — наименование подлинника документа; — в графе 5 — количество листов; — в графе 6 — отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа; — в графе 7 — шифр предприятия (комплекса), здания или сооружения; — в графе 8 — наименование здания или сооружения и место строительства; — в графе 9 — условное обозначение вида документации: П — для проектной документации; Р — для рабочей документации; И — для иной технической документации; — в графе 10 — условное обозначение формы носителя информации документации: Б — для документов в бумажной форме; Э — для электронных документов. — в графах 11, 12 — порядковые номера листов карточки учета.

(справочное) Пример заполнения граф карточки учета по форме Лист 3 Стадия Р Наименование объекта и место строительства Шифр объекта Н-ский автокомбинат Станция технического обслуживания 2504 Продолж. на листе 4 Форма выпуска Б* Инв.

номер Дата поступления Обозначение Наименование Кол.

листов Особые отметки 3578 17.03.2008 2504-2-КЖ файл Конструкции железобетонные 68 Каркасы пространственные 3579 То же 2504-2-КЖ.И-КП1 КП1 1 Изм. 1,№ 5-08, 01.05.2008 3580 » 2504-2-КЖ.И-КП2 КП2, КП2-01 2 Изделия соединительные 3581 » 2504-2-КЖ.И-МС1 МС1-01.МС1-02 1 3582 » 2504-2-КЖ.И-МС4 МС4 1 3615 25.04.2008 2504-2-АР файл Архитектурные решения 45 3661 10.06.2008 2504-2-ОВ файл Отопление и вентиляция 24 3662 11.06.2008 2504-2-ОВ.С Спецификация оборудования, изделий и материалов систем отопления и вентиляции 10 ___________ *Б — бумажная форма или Э — электронная (рекомендуемое) 3 — Журнал регистрации разрешений на внесение изменений Номер разрешения Дата приема Обозначение изменяемого документа Подразделение, составившее разрешение Подпись о приеме разрешения и дата Примечание Примечания 1. Журнал регистрации выполняют на листах формата А4 по с вертикальным или горизонтальным расположением листа.

2. Размеры граф устанавливает разработчик документа. (рекомендуемое) Образцы штампов по учету и обращению документов, выполненных в бумажной форме Г.1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, приводимых в проектной и рабочей документации и в документах учета в процессе их обращения.

Г.2. Штамп «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № . г.» с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках документов, с которых изготовлены восстановленные подлинники. Форма штампа приведена на рисунке .

Рисунок Г.1 Г.3. Штамп «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН . № . от . г.» ставят (с указанием номера, даты регистрации разрешения на внесения изменений и подписи) на аннулированных подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета проектных документов. При отсутствии замены ставят прочерк.

Форма штампа приведена на рисунке . Рисунок Г.2 Г.4. Штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.

Форма штампа приведена на рисунке . Рисунок Г.3 Г.5. Штамп «ЭКЗ. № .» ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (томах, альбомах) и отдельных копиях.

Форма штампа приведена на рисунке . Рисунок Г.4 Г.6. Штамп «ИНВ. № ., ЭКЗ.

№ . г.» ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (томах, альбомах) и отдельных копиях проектных документов субподрядных организаций. Форма штампа приведена на рисунке .

Рисунок Г.5 Г.7. Штампы «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» и «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (томах, альбомах). Форма штампа «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» приведена на рисунке .

Форма штампа «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» приведена на рисунке . Рисунок Г.6 Рисунок Г.7 Г.8. Допускается применять штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах. (рекомендуемое) 4 — Акт о списании* проектных документов УТВЕРЖДАЮ ______________________ _________________200_ г.

Акт №____ о списании проектных документов Организация _________________________ «___» ________________ 200 г. Нижеперечисленные проектные документы _________________________________ _________________________________________________________________________ (обозначение проектной, рабочей, иной технической документации, наименование по основной надписи) подлежат списанию вследствие ____________________________________________ ______________________________________________________________________ Обозначение документа Формат Всего листов Номер листа Наименование документа Состояние документа Причина списания Подписи должность личная подпись фамилия, инициалы _____________ _______________ ________________ _____________ _______________ ________________ ___________ * При списании документов следует предусмотреть в акте графы с указанием носителя информации (бумага, калька, электронный носитель) и объема документов в электронной форме в байтах (килобайтах).

Федеральный закон от 27 октября 2004 г.

«Об архивном деле в Российской Федерации» Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 г.

№ 1182, зарегистрирован Минюстом РФ № 10194 от 27 сентября 2007 г.; введен в действие 23 ноября 2007 г.) Ключевые слова: проектная документация, рабочая документация для строительства, учет, хранение, подлинники документов, копии документов, документ в бумажной форме, документ в электронной форме

РД 210.002-89 Правила внесения изменений в рабочую документацию при проектировании АС

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В РАБОЧУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ АС РД 210.002-89 УТВЕРЖДАЮ Директор института «Атомэнергопроект» В.И. Курочкин РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В РАБОЧУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ АС РД 210.002-89 Введен впервые Дата введения с 01.02. 1990 г. Настоящий руководящий документ устанавливает требования к внесению изменений в рабочую документацию в процессе проектирования и строительства отечественных и зарубежных АС (включая авторский надзор) и не распространяется на порядок изменения документации АС, находящихся в эксплуатации.

Руководящий документ разработан на основании и в дополнение ГОСТ 21.201-78 «Правила внесения изменений в рабочую документацию» и ГОСТ 21.901-80 «Требования к оформлению проектной документации для строительства за границей». 1.1. Разрешение на внесение изменений оформляют: для внесения изменений в подлинник документа — в проектной организации — держателе подлинников документа (обязательное приложение 1); для внесения изменений в копии документа на площадке строительства АС (с последующим утверждением и внесением этих изменений в подлинник) — в группе авторского надзора (ГАН) (обязательное приложение 2).

1.2. Разрешение выполняют: для внесения изменений в подлинник документа — в двух экземплярах; для внесения изменений в копии документа на площадке строительства — в трех экземплярах. 1.3. Разрешение оформляют необходимыми подписями.

Один экземпляр используют для получения подлинников документов из технического архива. Другие экземпляры используют при внесении изменений и нормоконтроле внесенных изменений. 1.4. При обозначении разрешения на внесение изменений в группе авторского надзора используют аббревиатуру «ГАН», которую добавляют к порядковому номеру разрешения по книге регистрации разрешений ГАН, например: 15 ГАН-89.

1.5. Два экземпляра разрешения ГАН в течение двух недель со дня подписания руководителем ГАН направляют в проектную организацию — держатель подлинников документа для утверждения разрешения и внесения изменений в подлинники. 1.6. Разрешение на внесение изменений ГАН регистрируют в книге регистрации разрешений проектной организации под тем же обозначением, которое ему присвоено в ГАН.

2.1. Внесение изменений осуществляют в соответствии с технологической схемой внесения изменений, приведенной в справочном приложении 3. 2.2. Для внесения изменений используют: при внесении изменений в документ, выполненный на бумаге — тушь или пасту черного цвета; при внесении изменений в документ, выполненный на кальке — тушь черного цвета. 2.3. Изменения и участки обозначают арабскими цифрами.

2.4. Если новое изображение невозможно поместить рядом с измененным участком и его помещают в другой части листа, отделенной от изменяемого участка изображением или текстом, новому изображению присваивают очередной порядковый номер участка по данному листу; при этом под обозначением нового изображения или рядом с ним помещают надпись: «Взамен перечеркнутого — см. участок .

«, а под обозначением перечеркнутого участка или рядом с ним пишут: «

См.

участок .

«. 2.5. Если новое изображение помещают на другом листе документа, его нумеруют как очередной участок этого листа по данному изменению; при этом под обозначением нового изображения или рядом с ним пишут: «

Взамен перечеркнутого на листе . — см. участок .

«, а под обозначением изменяемого участка или рядом с ним делают запись: «

См.

лист . участок .». 2.6. При внесении изменений в таблицы, содержащие большое количество строк и граф, изменяемые величины, знаки, формулы, размещаемые в строках и графах таблицы, допускается не обводить сплошной тонкой линией, а отмечать изменяемые величины точками, которые соединяют с обозначением изменяемого участка, находящегося за пределами таблицы, прямой тонкой линией (чертеж).

Чертеж 2.7. При внесении изменений в текст документа в начале или в конце каждой строки, в которой есть изменения, в параллелограмме указывают номер участка изменения; линии от параллелограмма к изменяемому участку допускается не проводить. 2.8. Для отечественных объектов изменения, внесенные в документ, регистрируют в таблицах изменения по формам 1 и 2 обязательного приложения 4: на титульных листах, на первых листах общих данных, на других первых листах документов — по форме 1; на остальных листах — по форме 2.

Примечание . Порядок расположения подписей «Нач.

отд», «Гл. специалист» определяется проектной организацией. 2.9. Для зарубежных объектов изменения, внесенные в документ, регистрируют в таблицах изменений по формам 1, 2 и 3 обязательного приложения 4: на отрезной части титульных листов, первых листов общих данных, других первых листов документов — по форме 1; на отрезной части других изменяемых листов — по форме 2; на поле изменяемого чертежа или листа текстового документа, а также первого листа общих данных — по форме 3. 2.10. Таблицу изменений на первых листах документов выполняют при любом изменении документа, независимо от того, касается ли это изменение самого первого листа или какого-либо другого листа этого документа.

2.11. В графах таблицы изменений указывают: в графах «Изм.», «Лист» и № док.» — сведения в соответствии с ГОСТ 21.201-78; в графе «№ уч.» — общее количество участков изменения на данном листе под соответствующим номером изменения; в остальных графах — подписи лиц, выполняющих соответствующие функции. 2.12. Допускается использование иного способа внесения изменений по сравнению с указанным в разрешении (например, замена вместо исправления и т.д.), если в процессе внесения изменений выявляется целесообразность использования другого способа.

3.1. При замене всех листов основного комплекта на вновь выпущенном листе общих данных в ведомости рабочих чертежей основного комплекта, в графе «Примечание» никаких указаний не делают. 3.2. При внесении изменений (изменения, замена, дополнение и т.д.) в отдельные листы основного комплекта в виде текстового документа (кабельные журналы, перечни монтажных единиц и т.п.), где в ведомости рабочих чертежей записывают не каждый лист самостоятельно, а группы листов, объединенные каким-либо признаком (например, 2.1 . 2.15 — 1 система безопасности; 3.1 .

3.24 — 2 система безопасности и т.д.), в графе «Примечание» ведомости рабочих чертежей делают ссылку на номер пункта общих указаний, в котором содержится информация об изменениях в данной группе листов, например, «См. общие указания п.3». В соответствующем пункте общих указаний приводят сведения о листах, в которые внесены изменения.

Этот пункт оформляют как участок изменения.

3.3. При аннулировании или выпуске дополнительных листов в графе 8 основной надписи по ГОСТ 21.103-78 «Основные надписи» исправляют общее количество листов без обозначения изменения. 3.4. При выпуске дополнительных (отсутствовавших ранее) прилагаемых документов (например, спецификация оборудования) их вписывают в продолжение ведомости ссылочных и прилагаемых документов, в раздел «Прилагаемые документы», где в графе «Примечание» указывают номер изменения с пометкой «Нов», например, «Изм.1 (нов)».

При недостатке места для продолжения ведомости ссылочных и прилагаемых документов выпускают новый лист — продолжение листа общих данных, на котором размещают продолжение ведомости.

При этом делают запись о продолжении ведомости ссылочных и прилагаемых документов по аналогии с записями по ГОСТ 21.201-78, п. 3.11. 3.5. Изменения в ведомости ссылочных и прилагаемых документов, указанное в п.

3.4 в таблице изменений на листе общих данных не учитывают и не обозначают.

3.6. На дополнительных прилагаемых документах (см. п. 3.4) таблицу изменений не заполняют. 3.7. При внесении значительных изменений в спецификации для заказа оборудования и материалов по зарубежным объектам их перепечатывают.

На титульном листе новой спецификации выполняют таблицу изменений по форме 3, где в графе «Лист» указывают «Все».

На отрезной части титульного листа выполняют таблицу изменений по форме 1.

На титульном листе старой спецификации архив ставит штамп «Аннулирован» по ГОСТ 21.203-78. Если подлинники спецификации хранят россыпью, то на последующих листах новой спецификации размещают таблицу изменений по форме 3, где в графе «Лист» пишут «Зам»; на отрезной части последующих листов выполняют таблицу изменений по форме 2, где в графе «Лист» пишут «Зам»; на последующих листах старой спецификации в архиве ставят штамп «Аннулирован» по ГОСТ 21.203-78.

Внесение единичных (не более одного на лист) изменений в архивный экземпляр спецификации выполняют её разработчики. Для внесения единичных изменений в экземпляры заказчика разработчик выполняет извещение об изменении (обязательное приложение 5), являющееся документом, заменяющим разрешение при изменении заказных спецификаций; для регистрации этих изменений служат листы регистрации изменений, являющиеся последним листом заказной спецификации (обязательное приложение 6).

На первом листе архивного экземпляра заказной спецификации в этом случае выполняют таблицу изменений по форме 3, где в графе «Лист» делают прочерк; на отрезной части первого листа выполняют таблицу изменений по форме I с прочерком в графе «Лист».

На других изменяемых листах архивного экземпляра спецификации выполняют таблицу изменений по форме 3 (на поле чертежа) и по форме 2 (на отрезной части), где в графе «Лист» при этом делают прочерк при внесении изменений и «Нов.» при включении в спецификацию новых листов.

3.8. В графах «Извещения» и «Листа регистрации изменений» пишут: в графе «Извещение» — обозначение извещения по книге регистрации разрешений на внесение изменений; в графе «Наименование и обозначение» — наименование и обозначение заказной спецификации; в графе «Изм» — порядковый номер изменения. Графы «Лист», «Содержание изменения», «Шифр», «Примечание», а также графы основной надписи заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 21.201-78 и ГОСТ 21.103-78.

Извещение оформляют в трех экземплярах: для архива, для заказчика и для разработчиков документации. В графе «№ документа» листа регистрации изменений записывают обозначение извещения, по которому вносят изменение. 3.9. Для подтверждения внесения изменений в экземпляры заказной спецификации заказчика используют уведомление о внесении изменений (обязательное приложение 7), которое направляют в двух экземплярах вместе с извещением об изменении.

Один экземпляр уведомления, вернувшийся от Заказчика хранят в деле отправки документации по объекту. 3.10. В отдельных случаях, для оперативной корректировки заказа допускается по согласованию с Заказчиком вносить изменения в экземпляры спецификаций Заказчика их разработчиком, с последующим оформлением разрешения и внесением этих изменений в подлинник заказной спецификации.

3.11. При внесении в сметы значительных изменений их перепечатывают.

На первом листе новой сметы, хранящейся в сброшюрованном виде, размещают таблицу изменений по форме 1, где в графе «№ участка» делают прочерк, а в графе «Лист» пишут «Все».

На архивном экземпляре старой сметы, хранящейся в архиве в сброшюрованном виде, на первом листе ставят штамп «Аннулирован» в соответствии с ГОСТ 21.203-78 «Правила учета и хранения подлинников проектной документации».

Если подлинники смет хранят россыпью, то на последующих листах новой сметы размещают таблицу изменений по форме 2, где в графе «Лист» пишут «Зам», а на последующих листах старой сметы ставят штамп «Аннулирован» по ГОСТ 21.203-78. 3.12. При внесении в сметы незначительных изменений перепечатывают изменяемые листы или выпускают дополнительную смету.

На новых листах сметы в таблице изменений, в графе «Лист» указывают «Зам». Номера листов (страниц) сметы не меняют.

На старых листах сметы ставят штамп «Аннулирован» по ГОСТ 21.203-78. Новые листы вклеивают перед листами, на которых стоит штамп «Аннулирован» Если подлинники смет хранят россыпью, то аннулированные листы заменяют новыми листами. На первом листе измененной сметы выполняют таблицу изменений по форме I, где в графе «Лист» делают прочерк.

3.13. Внесение изменений в расчеты допускается при условии соблюдения общих требований, предъявляемых к порядку внесения изменений в рабочую документацию, и специальных требований, оговариваемых в РД по оформлению инженерных расчетов.

3.14. При внесении изменений в чертежи строительных изделий отметки об изменениях выполняют в ведомости рабочих чертежей изделий (ВЧ), входящие в альбом. Отметки об изменениях выполняют аналогично отметкам об изменениях листов основного комплекта в ведомости рабочих чертежей. Зам. главного инженера А.Г. Корниенко Начальник ПТОСиНК Н.Н.

Белов Главный специалист А.С. Шендерович Ведущий инженер Ю.А. Синицын Обязательное Обязательное Форма 1 ГОСТ 21.201-78 Справочное Обязательное Форма 1 Форма 2 Форма 3 Обязательное Обязательное Обязательное .

отделению института «Атомэнергопроект» (адрес) УВЕДОМЛЕНИЕ Изменения в спецификацию_________________________________________________ стройка по извещению об изменении от________________внесены_______________________ Изменения внес___________________________________________________________ организация, отдел _________________________________________________________________________ _____________________ __________________ __________________ должность подпись фамилия «_____»____________19___г. СОДЕРЖАНИЕ 1. Разрешение на внесение изменений . 1 2. Общие требования по внесению изменений .

1 3. Внесение изменений в отдельные виды чертежей и документов . 3 Приложение 1 Разрешение на внесение изменений в проектной организации . 4 Приложение 2 Разрешение на внесение изменений в группе авторского надзора .

5 Приложение 3 т ехнологическая схема внесения изменений . 6 Приложение 4 Формы . 7 Приложение 5 Извещение об изменении .

7 Приложение 6 Лист регистрации изменений . 8 Приложение 7 Уведомление . 8

5.2 Регистрация и учет подлинников

5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).5.2.2 При регистрации заполняют следующие реквизиты:- инвентарный номер документа;- дату регистрации;- обозначение документа;- наименование;- число листов в документе;- формат документа по , приведенный к формату А1;- кем выпущен документ;- подпись о приемке документа на хранение;- примечание (при необходимости).При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 . При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме.5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги.

При этом инвентарные номера не должны повторяться.

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.Примечания1 За единицу учета документации, как правило, принимают:- для проектной документации — текстовые и графические документы, сброшюрованные в том (папку);- для рабочей документации — графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначение;- для иной технической документации — сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение.2 При регистрации документов в электронной форме в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла.3 При регистрации документов в бумажной форме в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей).5.2.5 В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно .5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки.

Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.5.2.8 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.5.2.10 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.Примечание — При автоматизированной регистрации инвентарные номера могут быть присвоены до приемки подлинника в архив.5.2.11 По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 1, 1а, 2 приложения А.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+