Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек


Законодатель не установил обязательную форму документа, поэтому разработать бланк должен работодатель. При формировании бланка нужно ориентироваться на локальные акты компании, включая положение о делопроизводстве. Приказ должен содержать:

  1. Основной текст. В приказной форме, по пунктам, вменяется ответственность с указанием Ф.И.О., должности, структурного подразделения. Этим или следующим пунктом рекомендуется указать замещающего работника на случай отпуска или болезни основного лица.
  2. Резолютивная часть. Согласие с решением компании ответственный сотрудник выражает письменно и ставит личную подпись напротив фамилии. Те же действия должны выполняться и нанимателем.
  3. Поле для регистрации. Расположено в левой части листа, а в противоположной – населённый пункт, где находится офис предприятия.
  4. Название компании. Если приказ выполняется на фирменном бланке, то этот пункт не понадобится. «Шапка» также должна содержать ИНН, ОГРН, КПП и другие коды компании, номер телефона, адрес и т.д.

  5. Заголовок, преамбула. Последняя содержит основания для составления приказа. В данном случае это необходимость выполнения п. 45 Правил, утверждённых Постановлением № 225.

Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки на предприятии

Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства.

Оно прописано в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв.

Правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003).

Несмотря на то, что про ЭТК здесь ничего не сказано, они являются равноценным аналогом обычной трудовой книжки, а значит, на них распространяются те же правила. В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа.

Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника — в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал проект формы таких сведений – СТД-Р (взамен , ранее предложенной Пенсионным фондом). Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г.

Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г. Отчет формируется не на всех работников.

В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):

  1. прием на работу;
  2. перевод на другую постоянную работу;
  3. подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.
  4. увольнение;

Ответственный за электронные трудовые книжки должен своевременно подавать требуемую отчетность в Пенсионный фонд. В 2020 году срок ее подачи – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имело место кадровое событие, а с 2021 г.

о приеме и увольнении сотрудников нужно будет сообщать не позднее следующего дня за днем издания соответствующего приказа.

Читайте также: Обычно ответственным за ведение ЭТК назначается работник кадровой службы или бухгалтерии, хотя уполномочить на эту деятельность можно любого сотрудника, который, по мнению работодателя, с ней справится.

Когда предприятие небольшое, работа с ЭТК не будет занимать много времени. При отсутствии кадровой службы, работодатель вправе добавить ее к основным функциям одного или нескольких работников – за дополнительную плату и при наличии (ст.

60.2 ТК РФ). Если у работников, ответственных за ЭТК, при этом изменяются трудовые обязанности, с ними следует заключить (ст.72 ТК РФ). В этом случае коррективы вносятся и в должностную инструкцию сотрудника.

В приказе нередко указывают, кто будет работать с ЭТК в отсутствие ответственного лица, например, по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Если возложенные на работника обязанности по носят временный характер, и не связаны с изменением условий договора, в приказе прописывается срок их исполнения.
Если возложенные на работника обязанности по носят временный характер, и не связаны с изменением условий договора, в приказе прописывается срок их исполнения.

Составляем приказ об ответственном за трудовые книжки

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации, составляется в произвольной форме.

В нем указываются Ф.И.О., должность лица, назначаемого ответственным за трудовые книжки, дата, с которой такая ответственность на работника возлагается. Приказ может предусматривать назначение ответственного лица как по всей организации в целом, так и по определенным ее структурным подразделениям.

Кроме того, в приказе можно сразу предусмотреть указание как основного ответственного лица, так и лица, которое будет выполнять такие обязанности в отсутствие основного работника. Конкретные обязанности, а также правила работы с трудовыми книжками в приказе не приводятся.

Их можно предусмотреть в трудовом договоре с работником, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о ведении и хранении трудовых книжек в организации).

Хотя даже отсылки на Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 будет достаточно, ведь установленные им правила являются обязательными к применению, а потому в дублировании во внутренних документах организации не нуждаются. С приказом о назначении лица, ответственного за трудовые книжки, необходимо ознакомить такое лицо под роспись.

Приведем для приказа о назначении ответственного за трудовые книжки образец его заполнения. Скачать форму приказа о назначении лица, ответственного за трудовые книжки в организации, можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  2. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  3. Я не подписчик, но хочу им стать

Если работодатель в лице своего ответственного лица допустит утерю трудовой книжки работника, законодательство предусматривает следующие виды административных наказаний ():

  1. для работодателя-организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
  2. для работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
  3. для должностного лица работодателя – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;

При этом работодатель за свой счет будет обязан изготовить дубликат утерянной трудовой книжки. К аналогичной ответственности могут быть привлечены работодатель и его должностные лица за нарушения в оформлении записей в трудовой книжке, если, например, работник пожалуется на допущенные нарушения в трудинспекцию.

К слову, исправление ошибочных записей в трудовой книжке производится в порядке, установленном .

Как составить приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Процедура назначения лица, ответственного за ведение трудовых книжек, начинается с издания работодателем приказа (распоряжения).

Приказ доводится до сведения работника под роспись. Также с приказом необходимо ознакомить других заинтересованных лиц, например, руководителя отдела кадров или работника, ответственного за работу с трудовыми книжками на время отсутствия основного работника. Издавать приказ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

Издавать приказ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

Если в трудовом договоре или в должностной инструкции работника не указаны обязанности о ведении трудовых книжек, то далее необходимо провести процедуру поручения дополнительной работы. Выполнение работником дополнительной работы допускается только при наличии его письменного согласия – дополнительного соглашения к трудовому договору.

Дополнительное соглашение закрепляет условия выполнения дополнительной работы и подписывается обеими сторонами трудовых отношений.

С этим шаблоном часто используют:Популярные документы и процедуры:

Ответственный за электронные трудовые книжки

Итак, свершилось! Мы с вами стали свидетелями переломного момента в истории трудовой книжки.

Когда-то, в далёком 1919 году, трудовые книжки обязаны были иметь все лица старше 16 лет, так как этот документ выполнял функцию удостоверения личности, за уклонение от получения трудовой книжки в те годы грозило тюремное заключение сроком до 6 месяцев, а за потерю – штраф, так как паспортов в молодой Советской республике не было.

  1. И вот, через сто лет, трудовая книжка, следуя веяниям времени, преобразовывается в электронный документ, по-прежнему оставаясь основным документом, подтверждающим трудовой стаж и трудовую деятельность работника.

Закон о введении электронных трудовых книжекС 1 января 2020 г. вступили в силу два федеральных закона:

  1. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
  2. Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»

Трудовой кодекс дополнен новой статьёй — 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», это и есть то, что в народе называют «электронная трудовая книжка».

Такие сведения работодатель обязан подавать в ПФР и выдавать работнику в определённых случаях, соответственно, у специалистов по кадрам появились новые обязанности, которые необходимо зафиксировать документально.Новые должностные обязанностиНовые обязанности можно разделить на три блока:1) взаимодействие по данному вопросу с работниками;2) взаимодействие с ПФР;3) работа со сведениями о трудовой деятельности: ведение, хранение, учёт.1.

Взаимодействие с работниками:

  1. Выдача работнику сведений о его трудовой деятельности (в период работы в организации либо в случае увольнения): заполнение формы и заверение записи
  2. Приём и регистрация заявлений о выборе работника
  3. Оформление и выдача уведомлений работникам о переходе на новый формат ведения сведений о трудовой деятельности
  4. Выдача трудовой книжки на руки работнику с внесением в неё соответствующей записи в случае выбора работником способа ведения сведений о трудовой деятельности

2.

Взаимодействие с ПФР:

  1. Подача сведений о трудовой деятельности работников в ПФР (в случае приёма на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения, подачи заявления о выборе работника)

3.

Работа со сведениями о трудовой деятельности внутри организации:

  1. Внесение сведений в отчётные формы, банк данных о персонале, программу автоматизированного кадрового учёта

Вы можете дополнить данный перечень исходя из специфики вашей организации, но это — необходимый минимум.Кого можно назначить ответственным Кого же назначить ответственным за вышеуказанные работы, ведь теперь их необходимо выполнять постоянно?

  1. Этот вопрос не урегулирован законодательством, каждая организация вправе устанавливать схемы документооборота самостоятельно.

Думаю, за первый блок работ целесообразно назначить ответственными тех же лиц, что отвечали в вашей организации за работу с трудовыми книжками. Схемы распределения обязанностей могут быть различными в зависимости от масштаба и организационной структуры: на крупных промышленных предприятиях даже внутри отдела кадров возможно разделение, когда одни специалисты работают с трудовыми книжками рабочих, другие — с трудовыми книжками руководителей, специалистов и служащих.

  1. Если ваша организация имеет удалённые подразделения, документооборот может быть организован таким образом, что трудовые книжки хранятся либо централизованно, в головном офисе, либо в этих подразделениях, и в каждом назначен ответственный за работу с ними.

Что касается второго блока — подачи сведений в ПФР — уже сейчас, судя по вопросам в кадровых группах и на кадровых форумах, намечается конфликтная зона: кто должен подавать эти отчёты?И здесь, опять же, право решения остаётся за работодателем. Возможно, в небольших организациях, где рабочее место специалиста по кадрам не оснащено программой автоматизированного кадрового учёта (бывает и такое!), уместно будет поручить эту работу специалистам бухгалтерии, взаимодействующим с ПФР, им нужно будет лишь запрашивать нужную информацию у специалиста по кадрам.

  1. Третий блок работ связан с программой автоматизированного кадрового учёта: если она есть только у работников бухгалтерии, то логично хранить эту информацию в программе, если же работодатель настаивает, что этим должны заниматься кадровики, то им придётся обходиться стандартным офисным пакетом.

Какое бы решение ни принял работодатель, необходимо правильно его оформить:

  1. документально разделить зоны ответственности между бухгалтерией и кадровой службой, чтобы избежать потенциальных конфликтов.
  2. внести соответствующие дополнения в трудовые договоры, должностные инструкции работников,
  3. издать приказ о назначении ответственных;

Читайте также:

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы.

Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно.

Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов. Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками. Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город).

Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  • п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  • Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  1. Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.
  2. Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  3. Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);

Документ подписывает руководитель организации. Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа.

Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост!

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5) Загрузка. Поделиться Тэги

Трудовая книжка: бумажная или электронная?

С начала этого года все предприятия обязаны предложить своим работникам использовать трудовые книжки (ТК) в электронном виде.

Теперь все сведения о работниках и их стаже будут храниться в электронных ресурсах ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 3 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работник в любой момент, используя личный кабинет ПФР или портал «Госуслуги», может получить выписку из своей трудовой или оформить пенсию без похода в Пенсионный фонд.

При этом если человек хочет, чтобы его трудовая велась на бумаге, он имеет на это право. Необходимо только написать соответствующее заявление:

Кого можно назначить ответственным

Как правило, в крупных компаниях есть отдельная кадровая служба, и из числа ее работников выбирает один или несколько специалистов, которые будут заниматься трудовыми книжками.

В небольшой организации этого отдела может не быть. Поэтому. Директор может выбрать такое лицо из бухгалтерии, секретаря, либо иное должностное лицо.

Свой выбор он обязательно закрепляет путем оформления приказа. В случае, когда поручить оформление трудовых книжек в компании некому, то ответственным лицом считается непосредственно директор. Закон закрепляет, что администрация фирмы должна организовать работу с трудовыми книжками.

Поскольку должен издаваться приказ, то такие функции должен выполнять именно внутренний работник компании. При этом даже если кадровый учет передан на сторону по договору аутсорсинга, то все равно для работы с трудовыми необходимо выбрать сотрудника из штата организации. Внимание: если по какой-либо причине изменяется ответственное лицо, то передача должна производиться по специальному акту.

В нем желательно записывать не просто число документов, а пофамильно — кому они принадлежат.

Ответственность за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

копии документов, связанных с работой, заверены ненадлежащим образом либо предоставляются работнику за плату, а работодатель отказывает в их дооформлении (переоформлении) либо в безвозмездном предоставлении.

Статья 292 УК РФ («Служебный подлог») устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно за внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель организации или должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников организации, совершили виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности, например предложив работнику дать взятку за оформление в трудовой книжке последнего записи с «удобной» для него формулировкой увольнения.

Подчеркнем, что в данном случае для суда не имеет значения, от кого исходила преступная инициатива — привлекаться к ответственности будут лица, признанные виновными во внесении в трудовую книжку (копии документов, связанных с работой) заведомо ложных сведений либо во внесении в соответствующие сведения исправлений, искажающих их действительное содержание, и движимые при этом сугубо корыстными мотивами. При этом вина руководителя организации может, к примеру, заключаться в издании приказа, содержащего заведомо ложные сведения, а вина руководителя кадровой службы — в удостоверении копии такого приказа своей подписью или во внесении соответствующих сведений в трудовую книжку. Согласно ст. 293 УК РФ («Халатность») совершение руководителем организации (руководителем кадровой службы организации) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) организации в целом (например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой из массовую утрату), наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Заметим, однако, что как халатность могут быть квалифицированы и иные действия работодателя (уполномоченного должностного лица), если их совершение повлекло за собой существенное нарушение прав и законных интересов даже одного работника, в том числе из-за нарушения порядка обращения с трудовой книжкой (ее небрежным хранением, повлекшим утрату документа или его непригодность к дальнейшему использованию по назначению, ее ненадлежащим оформлением и т.п.). Аналогичным образом могут расцениваться и действия (бездействие) работодателя, вследствие которых работник несвоевременно получил на руки трудовую книжку или копии документов, связанных с работой, при увольнении, если это воспрепятствовало трудоустройству и т.п.

Далее хотелось бы обратить внимание на ст.

324 УК РФ, которая предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Между тем порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г.

№ 117н. Нарушение этого порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

В этой связи коснемся достаточно распространенной ситуации: работник утратил трудовую книжку и обратился к работодателю с просьбой об оформлении ее дубликата.

Работодатель в этом случае должен действовать в точном соответствии с предписаниями п. 31 Правил и оформить документ не позднее 15 дней с даты поступления письменного заявления работника.

Работодатель вправе расследовать обстоятельства утраты документа и, если необходимо, привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Одновременно работодатель вправе потребовать от работника возместить расходы по приобретению бланка документа. В то же время работодатель ни в коем случае не должен «рекомендовать» работникам приобрести соответствующий бланк самостоятельно.

Подобная рекомендация должна рассматриваться как противозаконная и, следовательно, не подлежащая исполнению. В соответствии со ст. 325 УК РФ (

«Похищение или повреждение документов, штампов, печатей…»

) работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Уточним, что похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т.ч. трудовой книжки), т.е. совершение направленных на это действий, наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. Эта мера наказания касается похитителя.

Однако если установлено, что похищение стало возможным в результате виновных (см. выше) действий работодателя, то к ответственности будет привлечен и он. Например, если на предприятии не был назначен приказом (см.

выше) сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками, вследствие чего последние хранились ненадлежащим образом, и этим воспользовался злоумышленник, то отвечать за хищение вместе с похитителем, скорее всего, придется и не в меру «забывчивому» руководителю. Наконец, лица, виновные в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ могут быть наказаны ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Эта статья служит предупреждением тем работодателям, которые, используя возможности офисной оргтехники, вознамерятся самостоятельно изготавливать «для себя» бланки трудовой книжки или вкладыша в нее. В случае использования работником заведомо подложного документа, в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве), он может быть наказан штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

В заключение — несколько слов о материальной ответственности за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений. Такая ответственность предусмотрена соответствующими положениями ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. Так, в соответствии со ст.

165 ТК РФ работнику предоставляется компенсация при задержке по вине работодателя выдачи трудовой книжки в случае увольнения, поскольку такая задержка, как правило, фактически лишает уволенного возможности трудиться (у другого работодателя). Задержка выдачи трудовой книжки, как и внесение в трудовую книжку неправильной (не соответствующей законодательству) формулировки причины увольнения, согласно ст. 234 ТК РФ налагает на работодателя обязанность по возмещению работнику не полученного им заработка (например, в связи с тем, что работник, не имея на руках надлежащим образом оформленной трудовой книжки, не смог своевременно устроиться на другую работу).

Оформление документа, т.е. внесение в него соответствующих сведений, производится в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69. В этом случае работодатель несет перед работником и материальную ответственность. Халатность — неисполнение или ненадлежащее исполнение должностным лицом своих обязанностей вследствие недобросовестного или небрежного отношения к своим обязанностям.

Плата за бланк документа не взимается, если имела место массовая утрата трудовых книжек, а также если трудовая книжка оформляется работнику, впервые заключившему трудовой договор, или если бланк был испорчен в процессе оформления не по вине работника (см. пп. 34 и 48 Правил). В случаях, предусмотренных законодательством РФ, наступление материальной ответственности определяется по решению суда. В соответствии со ст. 394 ТК РФ оплата вынужденного прогула производится работнику в размере среднего заработка за все время вынужденного прогула, т.е.

с даты, когда работнику должны были выдать надлежащим образом оформленную трудовая книжка, до даты ее фактической выдачи работнику.

Обязанности работника

Сотрудник кадрового отдела – довольно ответственная должность, которая подразумевает правильный и грамотный учет работы всех остальных сотрудников компании.

К его должностным обязанностям обычно относят:

  1. Подготовка необходимого материала для квалификационных комиссий;
  2. Подсчет трудового стажа.
  3. Представление работников к поощрениям и дисциплинарным взысканиям;
  4. Обеспечение учета и хранения книжек;
  5. Внесение записей в трудовые книжки сотрудников;
  6. Прием, перевод и увольнение сотрудников;
  7. Учет личного состава компании;
  8. Выдача справок о трудовой деятельности работников;

Бывают ситуации, когда ответственность за хранение и ведение трудовых книжек берет на себя сам работодатель. В этом случае все вышеперечисленные обязанности и полномочия возлагаются именно на него. При этом данный факт необходимо также документально подтвердить с помощью соответствующего приказа.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг. Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников.

Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения. Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Внесение изменений и исправлений

При обнаружении в трудовой книжке неправильной или неточной записи ее исправление производится по месту работы, где она была внесена, или же новым работодателем на основании полученной им уточненной информации.

Когда старый работодатель был реорганизован или , то правки должна внести организация-правопреемник или новый действующий работодатель на основании архивных данных.

должны полностью соответствовать записи в документе, на основании которого вносятся правки в трудовую книжку.

Правки допускается делать только при наличии документального подтверждения (в том числе по решению суда) и они не могут производиться на основе свидетельских показаний.Так, например, записи о фамилии, имени, отчестве сотрудника исправляются на основании предъявленного им паспорта, свидетельства о рождении и браке (разводе), об изменении фамилии, имени или отчества и пр.

Подобные правки необходимо сделать на титульном листе со ссылкой на номер и дату подтверждающих документов. Для внесения изменений в персональные сведения прежние фамилия, имя, отчество зачеркиваются одной прямой линией и проставляются новые данные.Ссылки на документы, которые стали основой для внесения правок, делаются на внутренней стороне трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью компании.

Дополнение сведений об образовании, профессии и специальности на титульном листе производится без зачеркивания старой записи.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+