Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Обязательно ли удерживать с сотрудника при увольнении сумму за отпуск

Обязательно ли удерживать с сотрудника при увольнении сумму за отпуск

Обязательно ли удерживать с сотрудника при увольнении сумму за отпуск

Оглавление:

Нужно ли составлять приказ

Приказ об удержании излишне выплаченной суммы отпускных при увольнении необходимо оформлять работодателю, дабы обезопасить себя от споров и судебных разбирательств с бывшим сотрудником. Общепринятой формы приказа нет, поэтому его составление считается произвольным для каждой организации.

Руководитель должен издать приказ об удержании в течение месяца со дня завершающего срок на возвращение неотработанного аванса.Важно указать в документе информацию о работнике (имя, фамилию, должность), количество неотработанных дней, сумму долга за неотработанный период. Также в конце должна быть пометка о том, что сотрудник ознакомлен с условиями, и его подпись для согласия с написанным в документе.

Страховые взносы

С суммы отпускных работодатель в общем порядке исчисляет страховые взносы (п.1 ст.420 НК РФ).

База по страховым взносам исчисляется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего месяца (п.1 ст.431 НК РФ).

Поскольку в связи с удержанием (возвратом) сумм неотработанного аванса размер ранее исчисленных страховых взносов уменьшается, работодатель не обязан представлять уточненный Расчет по страховым взносам (п.п.

1, 7 ст.81 НК РФ). Однако скорректировать обязательства по страховым взносами нужно.

Поскольку взносы считаются нарастающим итогом с начала года, есть мнение, что корректировку взносов в связи с удержанием (возвратом) отпускных за неотработанные дни можно произвести в текущем периоде. Однако такой подход не совсем корректен и не позволяет учесть ситуацию, когда работник в добровольном порядке возвращает суммы в размере большем, чем итоговые выплаты при увольнении.

Ведь отрицательные значения в Расчете по страховым взносам не допускаются ().

Кроме того, сведения из Раздела 3 Расчета по страховым взносам должны быть корректно отражены на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. В связи с этим возникает необходимость скорректировать сумму отпускных в том периоде, в котором они первоначально были начислены, как указано, например, в п.2 .

Этот вариант рекомендуется использовать в любом случае (даже если выплат при увольнении хватает на удержание), чтобы сведения из Расчета по страховым взносам были сопоставимы с формами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Если организация откажется от удержаний или не сможет их произвести из-за ограничений, никаких корректировок в Расчет по страховым взносам вносить не надо, поскольку суммы ранее исчисленных взносов не меняются (Письмо Минфина России от 26.07.2018 N 03-15-06/52554).

Можно ли удержать с работника, отгулявшему отпуск авансом?

Работодатель может предоставить своему сотруднику оплачиваемый отпуск авансом. Это его право. Однако, поступая таким образом, нужно понимать и оценивать правильно все риски.

Возможна ситуация, что работник не отработает позже положенное время за использованный отпуск и напишет заявление об увольнении по собственному желанию. Работодатель обязан будет принять заявление и уволить сотрудника по . При этом излишне выплаченные отпускные придется либо прощать, либо пытаться вернуть.

По закону удержание отпускных из расчета при увольнении возможно, но только в пределах 20% от начисленной работнику суммы ().

Если этих 20% не достаточно для возврата переплаты по отпускным, то остаток нужно требовать с работника, чтобы он его вернул сам. Можно предложить работнику внести остаток в кассу организации добровольно.

При этом заставить сотрудника это сделать запрещено по закону.

Руководству придется либо договариваться с сотрудником о добровольном возврате денежных средств, либо простить долг, либо пытаться вернуть его через суд. Работодатель не обязан удерживать из расчета при увольнении переплату за отпуск авансом.

Это его право по , а не обязанность. Если руководство хочет простить работнику этот долг, то это его полное право.

Пример

Работник увольняется 26 августа 2006 года по собственному желанию. В мае 2006 года он использовал ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 12 ноября 2005 по 11 ноября 2006 года. Его среднедневной заработок для оплаты отпуска в мае составил 900 руб.

За отработанные дни августа 2006 года работнику начислена заработная плата в сумме 20 000 руб. На день увольнения Яковлев отработал в рабочем году (с 12 ноября 2005 года по 26 августа 2006 года) 9 месяцев и 15 дней.

По правилам округления это 10 месяцев, дающих право на отпуск (если средний месяц считать 30-дневным). Рассчитываем неотработанные «отпускные» дни.

Если бы работник отработал 11 месяцев округленно, ничего бы с него работодатель не взыскивал. Работник отработал 10 месяцев, рассчитываем пропорцию, в знаменателе которой будет стоять 12 рабочих месяцев. Расчет дней отпуска, заработанных работником: 28 календарных дней : 12 месяцев в рабочем году х 10 месяцев работы = 23,33 или 23 календарных дня.

За 5 дней (28 — 23) следует произвести удержание. А если считать 11 месяцев в качестве необходимого стажа, то работник не отработал до этого срока 1 месяц, в удержание нужно было бы произвести за 2 дня.

Но этот путь неправильный. Неотработанные 5 дней умножаем на среднедневной заработок на момент расчета полного отпуска 900 руб.

Полученную сумму сторнируем из затрат: Дебет 20 или другой счет затрат Кредит 70- 20 000 руб.

— начислена зарплата за август; Дебет 20 Кредит 70- 4 500 руб. (красное сторно) — удержан аванс за неотработанный отпуск (5 дней х 900). Далее удерживается НДФЛ из скорректированного дохода 15 500 руб. (20 000 — 4 500). С этой суммы выплаты исчисляется ЕСН. А теперь представьте, что в нашем примере работник увольняется в феврале.
А теперь представьте, что в нашем примере работник увольняется в феврале. Баланс за прошлый год еще не сдан.

Последнюю зарплату работнику начисляют за февраль и на эту дату удерживают с него долг за неотработанные дни отпуска. И что, отражать данную операцию через 91 счет или 31 декабря прошлого года?

Оказывается, сколько решений приходится принимать бухгалтеру при обычной, казалось бы, операции.

Сколько вариантов ответов на возникшие при этом вопросы при отсутствии четкости в текущем законодательстве.

И сколько возможных претензий работников и проверяющих.

Выход один — описать применяемый в данной организации алгоритм расчета и приложить его либо к учетной политике, либо к локальному нормативному акту организации по данному вопросу.

ТК РФ об отпуске и отпускных

Закон говорит о том, что отпуск сотрудникам может быть дан в любое время, если это не противоречит производственной необходимости (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу стаж для предоставления полноценного отпуска составляет полгода.

Получив гарантированные законодательством 28 дней отдыха, за 6 месяцев работник на самом деле отработал только 2 отпускных недели. Расчет идет на то, что оставшееся оплаченное отпускное время будет им отработано во втором полугодии. Полный отпуск отрабатывается не менее чем 11 месяцами.Закон не запрещает предоставлять отпуск раньше отработанных сотрудником 6 месяцев, а в последующие годы работы отпуск может быть запланирован по графику даже в самом начале рабочего года или в любое другое время.Если же работник уходит со своей должности раньше, чем отработает уже «отгулянное» и оплаченное время, работодатель имеет право взыскать средства, потраченные на отпускные для такого сотрудника (ст.

137 ТК РФ).ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Удержание отпускных – законное право работодателя, но это не вменяется ему в обязанность. Мнение работника при этом не учитывается, решение работодателя остается в его собственной компетенции.

Ответы на вопросы читателей

?

Вопрос 1 от Владимира: Могут ли из моей зарплаты удержать переплату за отпуск авансом без моего согласия? Или я должен сначала согласиться в письменном виде?

Ответ: Да, работодатель может произвести удержание, вашего согласия для этого не требуется. Но удерживаемый сумма не должна превышать 20% от расчета, полагающегося к выплате при увольнении (после вычета НДФЛ).

Работодатель не имеет законного права самовольно удерживать более 20%.

? Вопрос 2 от Анны Николаевны: При увольнении удержали с работника отпускные за отдых, использованный авансом, в размере 20% от суммы расчета к выплате. Но этого не достаточно, сотрудник остался нам должен. Как вернуть деньги? Есть ли смысл подавать в суд? подскажите статью закона, на которую можно опираться.

подскажите статью закона, на которую можно опираться.

Ответ: Смысла обращаться в суд, обычно такие дела работодатели проигрывают. Законодательство не содержит положений, позволяющих законно вернуть переплату за отпуск.

Единственный способ для возврата — это уговорить уволенного добровольно вернуть деньги организации. ? Вопрос 3 от Семена: Я принят на работу 10 января 2020 года, а уволен 18 июля 2020 в связи с сокращением, за это время отгулял 28 дней отпуска.

Работодатель хочет удержать лишние отпускные с меня. Имеет ли он на это право? Ответ: Нет, если официальное основание для расторжения трудового договора — это сокращение (п.2 ст.81 ТК РФ), то удержание не допускается.

Если у вас есть вопросы по данной теме, задайте их в форме комментария ниже, и мы в ближайшее время ответим на них. Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — или позвоните бесплатно: — Москва — — Санкт-Петербург — — Другие регионы — Это быстро и бесплатно!

Если работодатель может удержать (проводки)

Вам нужно сделать сторнировочную запись на сумму отпускных, которые можете удержать (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70).

Также вам следует показать сторнировочной записью НДФЛ (Дебет 70 кредит 68).

Кроме того, вам нужно сторнировать сумму страховых взносов (Дебет 20, 23, 25, 26, Кредит 69). В содержатся разъяснения по НДФЛ.

Исчисление сумм налогов производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога. Разберемся на примере, что это значит.

Допустим, работник увольняется 14 октября.

При увольнении бухгалтеру нужно удержать из его зарплаты 5 000 руб.

– сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Работнику начислено за отработанные дни в октябре 15 000 руб. Несложно заметить, что сумма к удержанию в размере 5 000 руб.

превышает установленный трудовым законодательством лимит в 20 %. При этом работник согласился написать заявление на удержание излишне выплаченных отпускных.

В этом случае бухгалтер должен удержать всю сумму.

Всегда ли можно удержать за неотработанные дни отпуска?

ТК РФ разрешает производить удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю за неотработанные дни отпуска, если такой работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск ().

Однако в этом правиле есть исключения.

Нельзя будет удержать суммы за неотработанные дни отпуска, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным:

  1. — наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства).
  2. — смерть работника либо работодателя-физлица, а также признание судом работника либо работодателя-физлица умершим или безвестно отсутствующим;
  3. — восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
  4. — призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
  5. – сокращение численности или штата работников организации, ИП;
  6. – ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП;
  7. — признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;
  8. – отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
  9. – смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

При каких обстоятельствах возникает право на удержание за отпуск при увольнении

Через полгода после начала трудовой деятельности у конкретного работодателя (а иногда и раньше — по соглашению сторон или на основании ч. 3 ст. 122 ТК РФ) сотрудник получает право на свой первый ежегодный отпуск. Согласно ст. 115 кодекса, длительность оплачиваемого отпуска не может быть меньше 28 дней.

Предоставленный авансом отпуск при увольнении до отработки 12 месяцев дает работодателю право на удержание за отпуск при увольнении.

Ведь отпускные рассчитываются за весь период, т.

е. за 28 дней, которые положены сотруднику раз в год, но год в таком случае так и не был отработан, хотя отпуск уже использован.

Когда нельзя производить вычеты?

Работодатель не всегда может взыскивать сумму авансового отдыха, и эти основания перечислены в ст.

137 ТК РФ:

  1. если работника призвали в армию;
  2. если руководитель, его зам или главбух были уволены в связи со сменой собственника;
  3. если произошла ликвидация организации;

  4. если сотрудник был уволен в связи с отказом перевестись на должность, более подходящую ему по состоянию здоровья;
  5. если он был уволен в связи с тем, что на его должность по решению суда или трудовой инспекции был восстановлен ранее уволенный сотрудник;
  6. если сотрудник попал под сокращение;
  7. если сотрудник был уволен в связи с полной нетрудоспособностью;
  8. если произошла чрезвычайная ситуация, которая послужила прекращению трудовых отношений.

В остальных случаях руководство организации вправе взыскать сумму аванса в размере не более 20% от оклада или попробовать договориться с сотрудником о том, чтобы он отдал всю сумму добровольно.

В каком размере можно удержать выплаченные авансом отпускные

Минтруд РФ разъяснил порядок удержания из зарплаты работника излишне выплаченных отпускных в случае, если он увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск.

Ведомство отметило, что удержания такого рода являются правом, а не обязанностью работодателя, и относятся к его усмотрению. В соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Таким образом, если сумма отпускных не превышает это ограничение, то в большинстве случаев ее можно удержать.

Учет в «1С:Предприятии» удержаний за неотработанный отпуск

Рассмотрим на примерах, как оформляются операции по возврату неотработанных отпускных в экономических программах фирмы «1С» на примере «зарплатных» конфигураций для «1С:Предприятия» версии 7.7 и 8.

Отметим, что методисты фирмы «1С» придерживаются точки зрения, согласно которой при определении налогооблагаемой базы по НДФЛ величина удержания за неотработанные дни отпуска не учитывается, и налоги (НДФЛ, ЕСН) не пересчитываются. Воспользовавшись типовыми механизмами программы, вы застрахованы от претензий со стороны налоговых органов. Таким образом, программы ориентированы на «осторожных» налогоплательщиков.

Но те, кто готов отстаивать свою позицию в суде, смогут отразить возврат налогов «ручными» операциями.

О том, как это сделать, мы также расскажем далее.

Об отпуске и удержаниях

По правилам ТК РФ право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока.

Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск по заявлению до истечения указанного срока.

Например, женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Рабочий год составляет 12 месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю (, Роструда от 14.06.2012 N 853-6-1).

Например, если сотрудник устроился к вам 15 декабря 2020 года, рабочий год составит период с 15.12.2019 по 14.12.2020. Кстати, Минтруд давал разъяснения, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. При этом окончание отпуска может приходиться на следующий рабочий год ().

В судебной практике поддерживается тот же подход (Определения Нижегородского областного суда от 17.08.2010 по делу N 33-7171, Санкт-Петербургского городского суда N 33-16777/2012, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 N 33-10206/2017 по делу N 2-17215/2016). Это означает, что если работник устроился к вам 01.12.2018 и по состоянию на 30.11.2019 (рабочий год с 01.12.2018 по 30.11.2019) отгулял все 28 календарных дней (по общему правилу), очередной отпуск ему может быть предоставлен не ранее 1 декабря 2020 года.

Очередность предоставления отпусков ежегодно планируется работодателем. Не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года утверждается график отпусков.

При этом отдельные категории работников имеют право пойти в отпуск по заявлению, без учета графика. Например, такой отпуск предоставляется работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст.

262.2 ТК РФ). При планировании отпусков надо иметь в виду, что его можно делить на части, но хотя бы одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ). Причем 14 календарных дней предоставляются именно за рабочий год, а не календарный (Письмо Минтруда России от 24.09.2019 N 14-2/ООГ-6958).

Причем 14 календарных дней предоставляются именно за рабочий год, а не календарный (Письмо Минтруда России от 24.09.2019 N 14-2/ООГ-6958).

Это означает, что если у работника есть не отгулянные отпуска, 14 дней за текущий рабочий год должно считаться без учета этих отпусков.

Не отгулянные отпуска можно приплюсовать к этому отпуску или предоставить в другое время.

Кстати, Роструд отговаривает чрезмерно дробить отпуска, иначе работник не сможет воспользоваться отдыхом для восстановления своей трудоспособности.

Итак, отпуск не может быть предоставлен раньше начала рабочего года, но может быть использован до его окончания. Причем законодательно не установлено норм, позволяющих работодателю предоставлять отпуск в рабочем году с учетом отработанных дней. Соответственно, могут возникнуть неотработанные дни, если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого предоставлен отпуск.

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. В соответствии с абз.5 ч.2 ст.137 ТК РФ при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его зарплаты можно произвести удержания за неотработанные дни отпуска.

Но есть ряд ограничений.Во-первых, есть ограничения для отдельных оснований увольнения. Например, нельзя производить удержание, если работник увольняется в связи с ликвидацией организации или сокращением численности или штата работников.Во-вторых, размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20% выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч.
Например, нельзя производить удержание, если работник увольняется в связи с ликвидацией организации или сокращением численности или штата работников.Во-вторых, размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20% выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, , Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).

Если выплачиваемых сумм не хватает для удержаний, взыскать с работника сумму неотработанных отпускных нельзя (ч.

4 ст. 137 ТК РФ, п. 3 ст. 1109 ГК РФ, п. 5 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2013 года, Определение Верховного Суда РФ от 12.09.2014 N 74-КГ14-3, Письмо Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8448). Так что в суд за взысканием обращаться бесполезно (Определение Верховного суда РФ от 25.10.2013 N 69-КГ13-6, Определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу N 33-23166).

Кроме того, если на работника есть исполнительный документ, удержание в счет неотработанного отпуска можно произвести только после удержаний по всем исполнительным документам, поскольку исполнительные документы имеют приоритет над удержаниями по решению работодателя (ч. 2 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). Причем увеличенные лимиты (50% и 70%) действуют только в отношении удержаний по исполнительным документами (ч.ч.

2, 3 ст. 138 ТК РФ, ч. 2, 3 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ). Суммировать установленные лимиты нельзя (Письмо Роструда от 30.05.2012 N ПГ/3890-6-1).В-третьих, следует помнить о том, что удержания могут производиться не из всех сумм, а только из выплат, причитающихся работнику при увольнении (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142, Определение Верховного Суда РФ от 05.02.2018 N 59-КГ17-19).

Это означает, что если работник перед увольнением, например, болел, удержать излишне выплаченные отпускные из пособия по временной нетрудоспособности нельзя (см., например, Апелляционное определение Самарского областного суда от 04.06.2012 N 33-5116/2012).

Кроме того, нельзя производить удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание (ч.4 ст.138 ТК РФ). Это, например, возмещение командировочных расходов по авансовому отчету, компенсация за использование личного имущества работника (пп.

«а», «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). Во всех случаях, когда вы попадаете на ограничение удержаний, можно договориться с работником о добровольном возврате суммы.

Например, он может написать заявление об удержании из зарплаты (или иных выплат). Тогда речь будет идти не об удержании в смысле ст.ст.

137 и 138 ТК РФ, а о волеизъявлении работника на распоряжение своей заработной платой, как указывает Роструд, например, в Письме от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1 (по смыслу см. также , от 16.09.2012 N ПР/7156-6-1). Кроме того, работник может вернуть долг деньгами в кассу организации.

Кстати, по смыслу разъяснений, представленных в , удержания по воле работника можно производить и из пособия по временной нетрудоспособности (в письме рассматривалось излишне выплаченное пособие). Удержание за не отработанные дни отпуска является правом, а не обязанностью работодателя и относятся к его усмотрению (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142). Так что работодатель может отказаться от удержаний.

Если же с учетом всех правил и ограничений у организации хватает выплат для удержаний за неотработанные дни отпуска, оформить такое удержание следует приказом руководителя (поскольку удержание производится по решению работодателя). Учитывая, что установленной формы такого приказа нет, он составляется в произвольной форме.

Когда действует запрет на удержание отпускных

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст.

137 Трудового кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

  1. смерти ИП-работодателя.
  2. сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
  3. признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
  4. отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
  5. восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
  6. наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
  7. призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении.

Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из заработной платы работника.

Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 ТК, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных. Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т.

к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались.

Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтруда СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила). Согласно ст. 28 Правил, компенсация выплачивается:

  • За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.
  • Пропорционально фактически отработанному времени.

То есть при расчете компенсации за отпуск, который не был использован перед увольнением, переплаты отпускных не получается, т.

к. они ранее не выплачивались, компенсационные же выплаты рассчитываются по фактическим данным. ВАЖНО! Не допускается также удержание компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, например, в случае последующего восстановления сотрудника в должности, поскольку ни ТК, ни любой другой нормативный акт подобных оснований для вычета из зарплаты не содержит. Более того, выплаченная ранее компенсация не дает работодателю права отказать восстановленному работнику в предоставлении отпуска.

Когда не допускается?

Существуют некоторые ограничения по удержанию из заработной платы, они прописаны в. В частности, нельзя удерживать переплату отпускных в случае, если расторжение трудовых отношений оформляется по основанию из Трудового кодекса РФ:

  1. – ликвидация фирмы;
  2. – смерть одной из сторон трудовых отношений;
  3. – смена собственника организации (применимо для руководящего персонала);
  4. – признание человека не способным к труду по медицинским показаниям;
  5. – чрезвычайные обстоятельства.
  6. – сокращение штата или численности;
  7. – восстановление ранее уволенного незаконно работника;
  8. – отказ от перевода на другую работу по медицинскому заключению;
  9. – призыв в армию;

Если увольнение оформляется по указанным выше основаниям, то работодатель не имеет права удерживать что-либо из расчета сотрудника, в том числе и 20%.

Когда появляются неотработанные отпускные?

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.

Выпускник технического университета Птичкин П.

Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2018, а в январе 2020 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью.

Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)». Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода. Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П.

Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней.

Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14). Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска. ВАЖНО! Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст.

122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику. К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см.

в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Удержание за неотработанные дни отпуска: проводки

При удержании из заработной платы увольняющегося работника отпускных за неотработанные дни составляются сторнировочные записи.

Они аналогичны записям, которыми отпускные были начислены, но суммы в проводках отражаются со знаком «-» (): Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» СТОРНО Налоговая база по НДФЛ при удержании за неотработанные дни отпуска уменьшается на излишне начисленную сумму отпускных. Предположим, что излишне были начислены отпускные в размере 19 000 руб., НДФЛ с них – 2 470 руб.

(19 000 руб. * 13%). В месяце увольнения работнику было начислено 130 000 руб. Следовательно, с выплачиваемой при увольнении суммы подлежит удержанию НДФЛ в размере 14 430 руб. ((130 000 руб. – 19 000 руб.) * 13%).

Подлежащий удержанию НДФЛ отражается в общем порядке (): Дебет счета 70 – Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р.

Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

  1. количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
  2. среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

Дополнительные условия:

  1. во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
  2. оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.
  3. окончание отпуска Гаврилова Р.

    Н.пришлось на 30 мая;

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:∑Онд = 1 день × 1 120 руб.

+ 11 дней × [1 120 руб. × (28 000 руб. / 25 000 руб.)] = 14 918,40 руб.Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.

Когда удержание из зарплаты запрещено

В соответствии со при увольнении из зарплаты сотрудника можно удержать излишне выплаченные отпускные, при этом работодателю не нужно ни его письменное, ни устное согласие.

Если это неотработанные дни отпуска, у работодателя есть право произвести удержание.

В то же время в законодательстве прописано несколько оснований, когда удержание невозможно, даже если сотрудник не отработал дни отпуска:

  • В ситуации сокращения численности штата ().
  • При восстановлении на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда ().
  • В случае ликвидации организации ().
  • В случае призыва работника на военную службу ().
  • Если работник отказывается от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (). При расторжении трудового договора по этому основанию работодатель не имеет права удерживать неотработанные дни отпуска.
  • При смене собственника имущества организации — только в отношении руководителя организации, его заместителей и главбуха ().

Чрезвычайные обстоятельства возникают при следующих основаниях:

  1. в случае смерти работника либо работодателя — физического лица, а также в случае признания судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим ();
  2. если работник признан полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением ();
  3. при наступлении чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений ().

Как работодателю оформить возврат

Удержание и возврат суммы за неотработанный отпуск производится при расчете с сотрудником в день его увольнения. Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года.

Рассчитать количество календарных дней, за которые отпускные выплачены авансом, можно следующим способом:

  • Разделить количество отпускных дней на 12 месяцев и умножить на количество проработанных месяцев на предприятии.
  • От количества дней отпуска на время действия трудового договора отнять получившееся число в первом случае.

При подсчете количества месяцев число можно округлить.

Если последний месяц был отработан менее чем на половину, то он не учитывается, если на половину и больше, то считается как один отработанный месяц. Получившееся число неотработанных дней также разрешается округлять до целого числа.

Делать это необходимо в пользу работника. Чтобы рассчитать сумму задолженности за неотработанный период, подлежащую удержанию при увольнении, необходимо высчитанное число неотработанных дней умножить на сумму среднего заработка на время отпуска.

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке. При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям , . Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок.

Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+