Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Ответ по протоколу совещания образец

Ответ по протоколу совещания образец

Ответ по протоколу совещания образец

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.

Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

Им же устанавливается, где это делать необязательно.Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол.

Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы.

Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений.

Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания.

Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  • Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.
  • Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.

Хранение

Все экземпляры протоколов совещаний должны храниться в одном месте.

Обычно лицо, которое отвечает за организацию совещания, занимается и сохранностью документации.Если актуальность его уже утрачена, то протокол отправляют в архив организации. Для таких документов предусмотрен общий срок хранения, установленный в 3 года.

По истечении этого времени протокол подлежит утилизации.

Кто составляет протокол

Ответственный за ведение протокола может назначаться приказом руководства или голосованием непосредственно участниками совещания перед его началом. С учетом специфики занимаемой должности и достаточной подготовки для ведения протокола, обычно эта функция закрепляется за делопроизводителем ОК, секретарем руководителя, архивным работником.

Однако, в некоторых случаях, например, когда совещание проходит в закрытом режиме, обязанность ведения протокола может возлагаться на одного из присутствующих, вне зависимости от того, какую должность он занимает. В случае, когда ответственное за оформление протокола лицо не имеет необходимого опыта, ему предоставляется образец протокола совещания для правильной фиксации событий и корректного составления документа.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия: • компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня; • достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы.

По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как писать протокол совещания

25 июля 2011 Автор КакПросто! По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др.

Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом».

Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь. Однако если такого нет, этим могут заниматься и иные лица, знающие определенные правила ведения протоколов совещаний. Статьи по теме:

Вопрос «Считаются ли в документах буквы Е и Ё за одну?» — 4 ответа Инструкция 1 Тот, кто ведет протокол совещания, должен быть в курсе всех решений прошлых совещаний, чтобы понимать логику принимаемых решений.

Если вы ведете протокол на совещании, возьмите копии протоколов нескольких предыдущих совещаний.

На совещании сразу же зафиксируйте вопросы, вынесенные на повестку дня. 2 Напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня, записывайте все мысли, высказанные в ходе совещания. Это можно делать кратко, ведь протокол окончательно будет оформлен не в ходе совещания, а после него. Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни одной важной высказанной мысли.
Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни одной важной высказанной мысли.

Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме. Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения. 3 Само оформление протокола должно происходить сразу после совещания, чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи.

Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле. Для этого используйте косвенную речь, пишите все в прошедшем времени: «И.И.

Иванов отметил, что.». 4 Содержание протокола должно состоять из:1. «шапки» с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания;2. списков присутствующих и не присутствующих лиц;3.

краткое содержание принятых решений — с указанием инициаторов этих решений.

Обратите внимание Название организации.

Дата. Повестка. Присутствующие (кол-во или поименно).

Слушали. Постановили. Слушали. Постановили. Решение. Полезный совет Заголовок, дата и номер протокола. Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания.

Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Связанная статья Как составить протокол совещания Источники:

  1. Образец протокола заседания технического совета

Совет полезен?

Да Нет Статьи по теме:

Похожие советы

Рекомендуем прочесть:  Можно ли заменить неудобную обувь

Показать еще

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания. Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Оформление протокола совещания при директоре

Совещание при директоре протоколируетсяВ современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе.

Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары.

Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.В протоколе должны отражаться следующие сведения:

  • Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.
  • Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
  • Каков вид документа о проведении собрания.
  • Полное наименование организационной структуры.
  • Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
  • Номер по порядку и дата проведения собрания.
  • Указать какое мероприятие проводится.
  • Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.

Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.

СЛУШАЛИ:

Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А.А предложил: 1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор: создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.

Как вести и регистрировать протоколы

Поручите вести протоколы секретарю заседания.

Пусть он составляет их на основании стенограммы или диктофонной записи, своих рукописных записей, а также текстов докладов, выступлений, справок и проектов решений. Секретарем может быть секретарь руководителя или один из участников совещания, заседания, собрания.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Копии предоставляют участникам совещания. Можете разослать их по электронной почте.

Согласовывать протокол и знакомить с ним под подпись участников не нужно. Регистрируйте протокол в учетной форме.

Указывайте порядковый номер протокола, дату заседания, Ф.

И. О. и должность председателя, дополнительную информацию в графе «Примечание». Смотрите образец журнала регистрации протоколов в конце статьи. Номер протокола присваивайте по порядковому номеру заседания.

Нумерацию ведите в пределах учебного года.

Дата протокола – дата заседания. Если в образовательной организации не используют СЭД, то дополните журнал регистрации графой «Выполнение поручений по протоколу». В каждом протоколе может быть несколько поручений. Учитывайте их так: первая цифра – номер вопроса в повестке дня; вторая, написанная через косую черту, – номер задания по этому вопросу.

Учитывайте их так: первая цифра – номер вопроса в повестке дня; вторая, написанная через косую черту, – номер задания по этому вопросу. Протоколы с разными сроками хранения учитывайте в отдельных регистрационных формах.

? Кого назначать председателем заседаний?

Узнать ответ >>Председатель – обязательный участник любого совещания, заседания, собрания. Обычно это директор или заведующий, их заместители или руководитель структурного подразделения.

Председатель выступает с инициативой провести совещание, определяет повестку дня и состав участников, дает оценку их действиям, ставит задачи. По Вашим многочисленным просьбам, мы продлеваем акцию и увеличиваем скидку до 30% на все программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Успейте подать заявку на по 499 руб.

Акция действует весь январь! Внимание! Стоимость смотрите в прайсах! Меняется при приеме заявки.

  1. Скидка для сотрудников образовательных организаций:/
  2. Скидка на иностранные языки для педагогических работников и всех желающих: / /
  3. Скидка для специалистов разных направлений: /

Титульный лист на титульном листе указывайте даты начала и окончания ведения журнала.

Регистрируйте протоколы в пределах календарного года .Номер поручения .Эти цифры возьмите в протоколе. Первая цифра – номер вопроса в повестке дня, а вторая – номер поручения по этому вопросу

Полезные рекомендации, как сэкономить время при ведении совещания

Исследования показывают, что руководители предприятий тратят на организацию и проведение совещаний от 10 до 50 % своего рабочего времени.

Для того чтобы сократить этот показатель, необходимо придерживаться следующих правил: 1. На совещание необходимо выносить только те вопросы, которые требуют коллегиального рассмотрения и не могут быть решены в рабочем порядке.

2. Важно ограничивать круг сотрудников, приглашенных на собрания.

Если мероприятие, в котором принимают участие 10 человек, идет около часа, то увеличение числа работников вдвое приведет к прямо пропорциональному увеличению длительности совещания. 3. Информацию, необходимую для проведения переговоров, следует готовить заранее.

Отчеты, раздаточный материал, графики, таблицы, сводки, аудио и видеофайлы, презентации должны составлять конкретные специалисты. Их наличие и готовность необходимо проверять секретарю.
За несколько дней до совещания следует:

  1. собрать все материалы в электронном виде;
  2. на бумажных носителях собрать тексты докладов или краткие тезисы по ним.
  3. составить перечень материалов, необходимых для обсуждения тех или иных вопросов, путем проведения опроса запланированных докладчиков;

4.

По каждому вопросу, выносимому на обсуждение, должен быть назначен один ответственный сотрудник. 5. На совещаниях не следует устраивать разборки по поиску виновных лиц. Основная цель — найти решение вопроса или проблемы, а не разоблачить чью-то ошибку.

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания:

  • Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
    1. Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
    2. Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять ­к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
  • Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее ­«Постановили (решили)»?
  • На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журналаОтвет на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е.

    процесс принятия управленческих решений и сами решения.Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним.

    Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня.

    Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным.

    Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко.

    Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст­ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

    1. а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».
    2. либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
    3. либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,

    Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается.

    Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).Текст протокола состоит из двух частей:

    1. основной.
    2. вводной и

    Образец полного протоколам.

    в Примере 1.Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

    Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование ­начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня.

    Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см.

    раздел 1 протокола из Примера 1).Пример 1В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.В таком протоколе указывают только:

    1. принятые решения.
    2. рассматриваемые вопросы и
    3. список присутствующих,

    Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти.

    Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.Фрагмент документаТиповая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 5362.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

    Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

    1. заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.
    2. Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации

    Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

    Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

    Фамилии ­печатаются через 1 межстрочный интервал.Затем указывается принятое по вопросу решение. Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос­архива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу.

    Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

    А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г.

    № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола.

    При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

    1. правила оформления основной части.
    2. исключение из вводной части повестки дня;
    3. центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
    4. оформление информации о присутствующих;

    Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:Пример 2 Журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

    Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +