Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Приказ на подписание кадровых документов образец и заверение копии документа

Приказ на подписание кадровых документов образец и заверение копии документа

Приказ о полномочиях заверять выписки и копии документов

  1. Bad request
  2. Приказ о праве заверения копий документов образец
  3. Заверять копию документа, следуя госту, опасно?
  4. Как заверить копию документа «надлежащим» образом
  5. Надлежащее заверение копий документов
  6. На основании какого документа сотрудник может заверять копию документа?

Заверять копию документа, следуя госту, опасно? Например, они понадобятся для представления в налоговый орган (в ходе проведения проверки или для подтверждения льготы), для участия в конкурсе на заключение контракта и т.

д. Существуют и некоторые особенности заверения копий документов для налогового органа. В соответствии с п. 2 ст. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Указом установлен общий порядок выдачи копий документов и их заверения, а ГОСТом – правила оформления реквизита «Отметка о заверении копии». Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации по заявлениям граждан выдают копии документов, если они необходимы гражданам.

Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации по заявлениям граждан выдают копии документов, если они необходимы гражданам.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом. В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

  1. дата составления;
  2. населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
  3. наименование компании;
  4. номер распоряжения;

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

  1. список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
  2. должность;
  3. Ф.И.О.;
  4. образец подписи уполномоченного лица.
  5. виза руководителя;

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями.

Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Оформление выписки

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке. Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью. Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании.

Приведем пример.Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»(ООО «Ромашка») Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп.

«б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М.

О. от 31.08.2017Директор И. И.

ЗеленовВыписка вернаСекретарь Белова О.

Е. Белова20.09.2017 Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек.

Выписка может выглядеть так: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»(ООО «Ромашка»)Выпискаиз трудовой книжки серии XХ № 211111ФамилияСеровИмяДмитрийОтчествоОлеговичДата рождения14.02.1990ОбразованиеСреднее профессиональноеПрофессия, специальностьтехникДата заполнения 11.05.2012 №записиДатаСведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена записьчисломесяцгод 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Апрель» (ООО «Апрель») 1 11 05 2012 Принят техником.

Приказ от 11.05.2017 № 11 2 04 09 2016 Переведен на старшего техника.

Приказ от 04.09.2016 № 60 Работает в ООО «Ромашка» в указанной должности в настоящее время. Выписка верна.Секретарь Белова О. Е. Белова20.09.2017 Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указу № 9779‑X делается заверяющая отметка.
Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указу № 9779‑X делается заверяющая отметка.

На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)».

Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

Изготавливаем многостраничные копии

Как заверять копии документов, которые состоят более чем из одного листа? На этот счет новый ГОСТ никаких правил не содержит.

Поэтому можно исходить просто из деловой практики, а также из разъяснений Минфина. Последние были даны в отношении налоговых документов, но в части заверения многостраничных документов актуальны и для остальных бумаг.

Итак, заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами: •или отдельно заверить каждый лист копии; •или прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Там же нужно указать количество листов. Это можно сделать, например, таким образом.

Это можно сделать, например, таким образом. Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

ВЕРНО Инспектор отдела кадров А.П. Абрамова 18.04.2018 Подлинник документа находится в ООО «Рассвет» в деле № 3/к за 2016 г. Сшивку нужно делать так, чтобы она: •не мешала чтению каждого листа и снятию с него копии при необходимости; •не расшивалась (не разваливалась) при изучении копии.

* * * У налоговиков свои представления о правилах заверения и оформления бумажных копий документов, представляемых в ИФНС при проверках.

Пока что они сформулированы только в Письмах Минфина, . Но уже есть (ID проекта 02/08/02-18/00078469), в который эти правила почти полностью «переедут».

Отметим, что указывать на местонахождение подлинников ни Письма, ни проект не требуют.

Приказ о возложении обязанностей: образец

Срок действия подобной доверенности также имеет важное значение, но если стороны забыли или не пожелали его указывать, то такая доверенность на право заверения копий будет действительна в течение одного года.

Рекомендуем прочесть:  Дневная выручка от реализации

Полномочия представителя Как уже говорилось, данный документ имеет узкий профиль и предоставляется лишь одно полномочие – заверение копий. Но это не значит, что возможности представителя не могут быть расширены иными сопутствующими полномочиями.
Так, например, в доверенности можно отметить следующее

  • право представителя взимать плату, за заверение копий в организациях и учреждениях;
  • право делать запросы на информацию о субъектах, которые обращаются за получением подобных копий
  • право представителя на выдачу копий, а также доставление их в различные организации, учреждения, органы власти;
  • иные права и полномочия.

Зачем это нужно?

Представим, что вы собрались брать кредит в банке.

Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов.

Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов.

Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.Обычная копия с документа – это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.

Глава 5.

правила оформления и выдачи копий документов

  1. 5.
  2. 1 . изготовление и оформление документов
  3. 4. Требования к дубликатам и копиям документов

Оформление дубликата трудовой книжки

  • Вопрос 4.
  • ГОСТ -68 ЕСКД.Правила дублирования (с Изменениями N 1, 2, 3)
  • Заверение копий документов
  • Как оформить дубликат договора
  • Копии, выписки, дубликаты документов
  • Кто занимается оформлением дубликата трудовой книжки?
  • Оформление дубликата документа
  • 1 .изготовление и оформление документов электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника; 1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными.

    Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати

    С 1 июля 2018 года вводится в действие . Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003.

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

    В частности, новый ГОСТ вводит 2 варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

    Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

    Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

    Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. В новом стандарте появились новые разделы 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа документа.

    Раздел «Нормативные ссылки» содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. Раздел «Общие требования к созданию документов» включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

    Например: — при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют; — номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа; — допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны; — предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним; — абзацный отступ текста документа — 1,25 см; — текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

    Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала; — текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см; — нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом; — нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

    Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

    Следует иметь в виду, что некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. Речь идет, в частности, о таких реквизитах, как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и других.

    В то же время в новом ГОСТе появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения — автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 ); наименование должности лица — автора документа (реквизит 07); гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ); отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.

    Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

    Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством).

    Дата публикации на сайте: 13.06.2017

    Обращаемся к нотариусу

    Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

    Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии; . При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.

    Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

    Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии, :

    1. специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.
    2. главой местной администрации;

    Какие документы может заверять отдел кадров?

    Вопрос: На какие нормативно-правовые акты может ссылаться специалист отдела кадров при заверении документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, документы об образовании)? Ответ: ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие «заверенная копия» как копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

    Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Стандарт устанавливает следующее:

    «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»

    проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г.

    № 9779-X

    «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

    верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица ( например, начальника кадровой службы или специалиста по кадровой работе) и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). Компетенция начальника отдела кадров зависит от полномочий переданных ему руководителем организации. Полномочия работника отдела кадров на право заверения копий должны быть закреплены в локальном нормативном акте и соответствующем приказе руководителя.

    Также эти полномочия могут подтверждаться доверенностью. Как правило руководитель отдела кадров (сотрудник кадровой службы) уполномочен заверять и подписывать документы, связанные с трудовой деятельностью работников, например, трудовые договоры, копии трудовых книжек, копии трудовых договоров, приказов и др.

    Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи копий документов, связанных с работой: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. К документам, связанным с работой, ст. 62 ТК РФ отнесены:

    1. выписки из трудовой книжки;
    2. приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
    3. справки о периоде работы у данного работодателя.
    4. справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

    Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя.

    Зачем нужно заверять копии

    ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

    Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта ) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.

    А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

    Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам. В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина ).

    Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. НК РФ). Обратите внимание: облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «».

    Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов.

    Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

    На что еще обратить внимание при заверении копий

    Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

    1. Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
    2. Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.
    3. Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
    4. Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
    5. Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.

    Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +