Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Пример делового письма обращения

Пример делового письма обращения

Пример делового письма обращения

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность.

Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций.

Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

  1. ИНН, КПП;
  2. дата и номер письма;
  3. контактные данные;
  4. почтовый адрес;
  5. банковские реквизиты;
  6. е-mail;
  7. название организации;
  8. отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О .

Пример делового письма (стандартные реквизиты): Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т.

д.). Следующим пунктом идет вступление.

Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!».

В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку. Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

  1. итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
  2. вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
  3. основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
  4. ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.
  5. формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
  6. указание на приложения (если таковые есть);
  7. должность руководителя и его подпись;

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях.

В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Особенности оформления электронного письма в деловой переписке

Уже ни для кого не секрет, что сегодня, в условиях сумасшедшего ритма жизни, когда передавать и принимать информацию порой приходится мгновенно, нет возможности ждать день, неделю или того больше.

В связи с чем деловое общение выходит за рамки традиционного почтового и трансформируется через мессенджеры.

Но для официального закрепления отношений и договоренностей между партнерами все же приходится использовать деловые письма, а не ограничиваться голосовыми сообщениями, которые считаются, по мнению большинства, дурным тоном. Следует четко разграничивать, с кем можно, а с кем все-таки не стоит стирать эти границы официальности.

Язык деловой переписки претерпел некоторые изменения. Ряд правил уже давно устарели.

Например, никто не использует в письмах такие фразы, как: «Извещаем Вас.», «Пишет Вам…», также не встречаются обращения «Гражданин» и «Госпожа».

Но все больше применяются в письменной речи слова, заимствованные из английского языка. Например, залончить, дистёрбить, сдисапирить, пушить. Также появилось многообразие аббревиатур: ASAP, RSVP и др. Кроме того, скорость получения ответа на деловые письма сейчас сократилась до минимального времени, так как границы четкого рабочего дня давно стерты.
Кроме того, скорость получения ответа на деловые письма сейчас сократилась до минимального времени, так как границы четкого рабочего дня давно стерты.

Многие руководители считают, что хороший менеджер должен быть на связи 24/7, другой вопрос – правильный ли это управленческий подход. Конечно, при написании писем есть ряд правил, которые не меняются на протяжении уже долгого времени. Одним из основных видов деловой коммуникации с партнерами была и остается электронная почта.

Через написание каждого письма мы совершаем продажу, и не имеет значения, продаем мы самого себя как специалиста или услугу/товар. Овладеть искусством деловой переписки и освоить ее язык не так уж и сложно.

Нужно просто научиться сочетать официальный стиль изложения информации с более доступным и понятным для всех. Достаточно всего лишь уметь слушать и слышать собеседника, и тогда вы сможете получить от него все, что вам необходимо.

Каковы же основные элементы письма?

Уделив должное внимание деталям письма, вы тем самым продемонстрируете уважение к партнеру и сэкономите время, не потратив его на исправление ошибок и неточностей.

Наиболее важные аспекты:

  1. Почтовый адрес При написании почтового адреса укажите название компании, должность, фамилию, имя. Следует воздержаться от написания даты рождения или разговорных (шуточных) прозвищ. Чтобы сохранить адрес даже при смене деятельности, стоит максимально его продумать.
  2. Подпись автора Внизу письма оставляете свою подпись. Так партнер легко сможет вас найти при необходимости. Как правило, проставление подписи настраивают автоматически, чтобы она была в каждом письме. В нее обычно включают имя, фамилию (иногда отчество), занимаемую должность, логотип компании и рабочие контакты (номера телефонов, адрес). Пример подписи: «С уважением, Иван Осипов, менеджер клиентского отдела ПАО «Заря», +7 900 000 00 00 (viber, whatsapp, telegramили другие мессенджеры)». Для иностранных партнеров подпись, как и текст письма, лучше излагать на их языке. Сейчас часто используют креативные подписи, чтобы показать большую связь сотрудника с компанией, где он работает. Но такой нестандартный подход обязательно должен быть согласован с непосредственным руководителем. Читайте нашу статью «Холодные звонки для горячих продаж: проверенные способы».
  3. Комментарий ко всем приложенным документам Обязательно дайте краткий комментарий к каждому вложенному в письмо документу.
  4. Формулировка темы Заголовок должен быть понятным и в то же время коротким и лаконичным, чтобы при необходимости можно было легко отыскать сообщение.
  5. Интервал и шрифт Негласным правилом деловой переписки считается использование в письмах шрифта «Times New Roman» 14-го размера для основного текста (12 в таблицах). Межстрочный интервал 1,5-2.
  6. Применение цитирования Для того чтобы сохранить хронологию всей переписки и дать ответы именно на те вопросы, которые были заданы, исключив путаницу, стоит сначала цитировать каждый из поставленных вопросов, а далее писать ответ на него. Так будет легче сориентироваться всем сторонам, участвующим в обсуждении. Если вы пересылаете письмо несколько раз, то лучше применять нумерацию и разбивать текст на абзацы.

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Автор 14.05.2007 09:08 » Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь.

В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы. Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно.

Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма.

Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются. Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста.

Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику.

Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке.

Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам».

Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на.» (Attention of.). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O). Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия».

В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия». Не стоит в обращении писать: «Ув.

г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент .

Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п.

Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество. Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор (

«Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам »

, излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »). Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус.

Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных. При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону.

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания (« вам следует связаться с нами по телефону. »). Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести.

Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.

.». Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов .

Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п .

Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение. В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий.

Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести.

Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера. Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail.
Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю.

Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно.

Пишите письма! Подписаться

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно.

Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  1. не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  2. пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  3. проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.
  4. используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  5. чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  6. избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  7. избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Правила оформления делового электронного письма

Очевидно, сейчас деловые письма отправляются в основном по электронной почте.

В принципе чтобы написать электронное деловое письмо, нужно следовать тем же требованиям, которые предъявляются и к обычным бумажным письмам.

  1. Ответ на деловое письмо должен осуществляться через специальную кнопку «Ответить», которая присутствует в любом почтовом сервисе. Благодаря этому в письме сохранится вся история переписки, и собеседник сразу вспомнит, о чем шла речь в предыдущих сообщениях, даже если общение велось довольно давно. Кнопка «написать письмо» не предоставит такой возможности, и нить разговора может быть упущена. Получатель может не понять, кто ему пишет, что от него хотят. Чтобы это выяснить, придется совершать дополнительные действия, а это мало кому понравится. Скорее всего, такое письмо просто останется без ответа. Поэтому лучше не рисковать и воспользоваться возможностями, которые предоставляет электронная переписка.
  2. Важно всегда сохранять хладнокровие и быть сдержанным. Бывает, что коллега, партнер или клиент ведет себя в переписке неподобающе, позволяет себе хамство или выражает крайнюю степень неудовлетворенности вашей работой. В этот момент хочется ответить тем же, однако это неправильно. Нужно всегда сохранять нейтральный тон.
  3. Допустимо использовать подзаголовки, если необходимо отделить части письма, но важно, чтобы их было не более 3-4.
  4. Гиперссылки должны быть синего цвета с нижним подчеркиванием.
  5. Правильное деловое письмо должно быть по возможности кратким. Деловая переписка не предусматривает длинных рассуждений, важно уместить суть дела в несколько абзацев. Будет отлично, если электронное письмо поместится на экране, его не придется прокручивать, чтобы дочитать до конца.
  6. Если в тексте имеется какой-то список или перечисление, лучше использовать маркеры.
  7. Любое деловое письмо (партнеру, коллеге, клиенту), даже если это претензия, жалоба или, напротив, благодарность, должно быть написано сухим официальным тоном. Здесь неуместно выражать эмоции. Важно описать суть проблемы, четко прописать все вводные данные, привести доказательства и аргументы, внести предложения или выдвинуть требования – и все это сдержанно и нейтрально.
  8. Официально-деловой стиль. Нейтральный тон изложения информации, отсутствие эмоциональных и просторечных оборотов. Четкая структура и логика повествования. Краткое изложение фактов. Все лишнее и не несущее смысловой нагрузки должно отсекаться. Официальное деловое письмо должно содержать только ту информацию, которая относится к делу.
  9. Разбивая текст на абзацы, важно не делать их чересчур длинными – максимум 4 строки. Если их больше, это может вызвать трудности с восприятием написанного.
  10. Составляя деловое письмо, ошибки допускать нельзя. Нужно прочитать весь текст письма перед тем, как отправить его, и убедиться, что опечатки отсутствуют, грамматическая и пунктуационная составляющая в порядке, а изложенное будет понятно адресату. Важно проверить, нет ли ошибок в адресе получателя.
  11. Если есть необходимость отправить вместе с письмом какой-то файл, не стоит вставлять его прямо в тело письма. Часто графические файлы отражаются некорректно, либо их вовсе невозможно посмотреть. Лучше прикрепить его отдельно – это надежнее. Можно дополнительно сообщить, что нужные файлы прикреплены к письму.
  12. Деловая электронная переписка допускает использование сокращений и аббревиатур, если их применение считается нормой в конкретной сфере деятельности. Важно, чтобы получатель письма понял, о чем идет речь, чтобы у него не возникло трудностей при прочтении сокращений. Если есть вероятность, что их могут не понять, лучше писать слова полностью.
  13. Следующий момент, на который нужно обратить внимание, составляя деловое письмо – тема. Она прописывается в обязательном порядке в специально отведенном для этого поле. Нужно сформулировать ее емко и кратко, так, чтобы читатель сразу понял, о чем пойдет речь. Обычно это предложение из 3-4 слов («Запрос коммерческого предложения», «Приглашение на конференцию «Инновации -2020» и т.п.). Тема в формате одного слова – плохое решение («Вопрос» или «Дополнения»). Она не отражает сути письма. Электронные сообщения можно отмечать флажками, если они содержат какую-то особо важную информацию.
  14. Для электронных писем обычно используют шрифты Arial или Times New Roman среднего размера (например, 3). Применять Caps Lock или восклицательные знаки в деловых письмах недопустимо – как уже говорилось выше, тон должен быть нейтральным. По этой же причине нельзя использовать смайлы, необычные шрифты, яркие цвета. Иногда есть необходимость выделить какие-то отдельные части текста – для этого можно использовать курсив или жирный шрифт, однако такой прием применяется очень дозированно. Читайте нашу статью «Как найти бизнес-идею: топовые рекомендации и советы».
  15. В заключении стоит написать что-то вроде «С уважением». Это стандартный шаблон, который используется чаще всего и воспринимается как неотъемлемая часть деловой переписки. Составляя деловое письмо, фразы типа «В надежде на взаимовыгодное сотрудничество» или «Заранее благодарю за ответ» лучше не использовать, они могут поставить человека в неловкое положение. В самом конце письма нужно указать свое имя, должность и компанию, контактный номер телефона.
  16. Что касается времени отправки, то лучше делать это в рабочее время – так, чтобы собеседник мог прочитать письмо сразу после получение или хотя бы в течение дня. Посылать письма в праздничные дни, в выходные или поздно вечером не стоит – это не корректно.
  17. Наличие фирменного шаблона для электронных писем сделает сообщения узнаваемыми. Такой шаблон должен хорошо читаться как с обычного монитора, так и мобильного телефона. Он должен быть уникальным, но не слишком креативным: переписка все-таки носит официально-деловой характер.
  18. Желательно отвечать на электронные письма быстро, в течение нескольких часов, оптимальный срок – не более 48 часов. Дольше уже не совсем этично и достаточно некомфортно для человека, ожидающего письмо. Можно подумать, что собеседник игнорирует отправителя или попросту забыл о нем, что можно воспринять как неуважение. Если сразу ответить нет возможности, допустим, решение вопроса зависит от кого-то еще и нужно время, чтобы получить его разрешение, следует написать об этом собеседнику. Он поймет, что его вопрос находится на рассмотрении, решение требует времени, поэтому необходимо подождать.
  19. Важно поприветствовать собеседника. Идеальный вариант – «Здравствуйте, …. (Имя)». Следует обращаться по имени, как в начале письма, так и далее в тексте, если это уместно. В случае если письмо отправляется незнакомому человеку, следует написать, откуда вы узнали его адрес.
  20. Если это уместно, выразите собеседнику благодарность за оказанную помощь или быстрый ответ. Эта мелочь продемонстрирует хорошие манеры и уважение к партнеру или клиенту, ему будет приятно.

Как отправить письмо

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно.

Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты. 3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати. Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки с уведомлением о вручении.
Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем. Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Многие работодатели сталкиваются с тем, что в штате у них числятся сотрудники, в отношении Ситуация, когда меняются реквизиты организации, не является исключительно редкой.

Чаще всего компании меняют расположение Разобрано понятие письма-претензии, порядок его оформления и сроки ответа на него. Также указаны действия Когда речь заходит о трудоустройстве в крупную кампанию, сопроводительное письмо к резюме – неотъемлемая Что представляет собой гарантийное письмо, какие существуют виды данных документов, и какие преимущества и В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос. Сотрудник, оформляя официальное

Кто и куда может обращаться

Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.

По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату.

Главными условиями действенности обращения будут:

  1. наличие у составителя обращения права обращаться с ним.
  2. наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;

Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

  1. от физического лица к организации;
  2. от физического лица к физическому лицу;
  3. от организации к организации.

Посредством писем-обращений можно:

  • донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
  • попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
  • запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
  • попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление.

Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.ситуацияфразаизвещениеСообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляемпояснение причины, мотиваНа основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнениепросьбаПрошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…подтверждениеПодтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…предложениеРекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/ПросимгарантииГарантируемотказВынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…заключениеУбедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

Как придерживаться выбранного стиля

Личный стиль

  1. Прямые обращения и просьбы Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
  2. Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал
  3. Наличие личных местоимений: я, мы, вы Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся

Формальный стиль

  1. Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что
  2. Замена личных местоимений абстрактными существительными Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
  3. Замена личных обращений и просьб констатациями Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания.

Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании.

Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

  1. Электронную почту.
  2. Адрес.
  3. Контактные телефоны.
  4. Сайт.
  5. Наименование.
  6. Логотип.
  7. Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет.

Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+