Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Пример докладной записки руководителю

Пример докладной записки руководителю

Пример докладной записки руководителю

Докладная: определение и цели


Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.

Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041.

Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в , и прикреплены к ним в качестве приложения. Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений.

Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.

Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей

Директору ООО «СпортТовары» Григорьевой Ольге Петровне от администратора магазина Давыдовой Ирины Викторовны Служебная записка о нарушении должностных обязанностей Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г.

продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.

Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В. 15.02.2019 г.

Реакции адресата

После получения документа с информацией, относительно действий определенного сотрудника, адресат, учитывая перечисленные события, применяет соответствующие меры.

Намерения руководитель представляет в виде резолюции, оформленной на том листе, где расположен текст докладной.

Согласно изложенной резолюции, реализовываются мероприятия по принятому решению. Документы для скачивания (бесплатно)

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер.

Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки?

Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.

В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет. Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству).

С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:

  1. информационные;
  2. отчетные.
  3. на инициативные;

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  1. внутренние.
  2. на внешние;

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  1. текст;
  2. дату;
  3. индекс;
  4. подпись руководителя;
  5. адресата;
  6. место составления;
  7. наименование организации;
  8. фамилию исполнителя, номер его телефона.
  9. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  10. заголовок к тексту;

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014. Начальник отдела кадров Семенов В.О.

Семенов В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  1. отметка о наличии приложения (если есть);
  2. наименование структурного подразделения;
  3. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  4. адресат;
  5. подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
  6. заголовок к тексту;
  7. дата;
  8. регистрационный (исходящий номер);
  9. текст;

Пример 2 Внутренняя докладная записка Отдел продаж Директору ООО «Ромашка» И.И.

Сидорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И.

за прогул. Начальник отдела продаж Игнатьев О.А.

Игнатьев В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 Наш совет Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4). Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________ Адресат Заголовок Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.
Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________ Адресат Заголовок Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке.

Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа.

Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  1. в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
  2. в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  3. во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л.

в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка является разновидностью докладной.

Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм.

Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне. Кстати Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен. Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях.

Стандартные цели этого документа включают:

  1. выдачу инструкций;
  2. объявления (извещения).
  3. сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  4. запрос информации;

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п.

Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству.

Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5. Пример 5 Служебная записка Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4 Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Сидорову В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации. Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»: 1.

Симакину И.П. 2. Иванову П.Н. Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов В дело № 02-14 Ильина 16.04.2014 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000

«Документация по оформлению дисциплинарных взысканий»

. Виды объяснительных записок и их особенности По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  1. на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  2. составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации.

Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа. Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера.

Дата. Подпись. Оформление отдельных реквизитов докладной записки В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать: • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию; • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам.

Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6 Объяснительная записка Считать причины неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора Александровой И.И. Отделу кадров издать приказ. Смолкин 17.04.2014 Директору ООО «СВ» А.В.

Смолкину ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 14.04.2014 № 14 Об отсутствии на рабочем месте Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю.

Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать. Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации. ▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала.

регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено.

Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7. Пример 7 Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок Дата документа Регистрационный номер Вид документа, краткое содержание Кем подписан документ Исполнитель Куда передан Расписка в получении (подпись, дата) Отметка о направлении документа в дело 1 2 3 4 5 6 7 8 07.04.2014 03-10/14 Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. Начальник отдела кадров Инспектор отдела кадров Отдел кадров Смирнова В.А.

07.04.2014 В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 ▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; ▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения.

Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки. Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа.

Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.

В инструкции следует зафиксировать: 1) перечень нерегистрируемых документов. 2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается: • место регистрации; • время и порядок регистрации; • правило образования регистрационного номера; • форма, в которой производится регистрация; • перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения; • правила учета движения документов после регистрации; • принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение); 3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно.

Объяснительные записки следует хранить постоянно. Наш совет При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками.
Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками.

Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 26.09.2013).

О невыполнении должностных обязанностей

Другим, часто используемым в корпоративном обиходе типом ДЗ является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей.

Такой документ призван довести до вышестоящего руководителя сведения о том, что конкретный работник выполняет (выполнил) возложенные на него обязанности с нарушениями или не выполнил их вообще.

В последней части бумаги должна содержаться просьба о дисциплинарных мерах воздействия. Без документа, указывающего на факты нарушения, любые санкции по отношению к этому работнику считаются необоснованными.

Докладная составляется о нарушении трудовой дисциплины, неисполнении служебных обязанностей, некорректном поведении и в других ситуациях

В связи с, чем составляются докладные записки

Рассмотрим за что могут составляться докладные:

  • Записки, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
  • Если сотрудник появился на работе в пьяном виде или под наркотиками.
  • Нарушение должностных обязанностей, где в резюмирующей разделе требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.
  • Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести и достоинства.
  • Если нужно выдать премию. Тогда предлагаются и виды поощрения работника на основании внутренней документации учреждения.
  • Нарушение трудовой дисциплины, если работник покинул рабочее место раньше положенного времени.
  • Прогул, когда сотрудник не явился на производство, в записке просится привлечь его к выговору или штрафу.

Докладная составляется за прогул

При некорректном поведении

«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.

Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.

Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности. Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.»

Скачать образцы документов

  • Образец записки об алкогольном опьянении.
  • Образец докладной записки о невыполнении работы.
  • Образец докладной записки о прогуле.
  • Докладная о грубом нарушении должностных обязанностей.
  • Докладная о хамском поведении.

Законы все время меняются, но Сашка Букашка поддерживает статью в актуальном состоянии.Подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы не пропустить важное: Популярные материалы:24.01.201923.01.201923.01.2019

Порядок написания

  • Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.
  • Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией.

    Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.

  • Шапка документа.
  • Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки.

    Оно пишется с заглавной буквы.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
  • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
  • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
  • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  • Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
  • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер.

    Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника.

    Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:

    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
  • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
  • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Пример 4. Работник регулярно опаздывает

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В.

от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины (регулярные опоздания) Настоящим довожу до сведения руководства, что с 02.09.2019 г.

по 19.09.2019 г. менеджер по рекламе Иванов Иван Иванович допускал грубое нарушение трудовой дисциплины. Он регулярно опаздывает на свое рабочее место после обеденного перерыва на 1,5 часа. Такие опоздания мешают ему выполнять должностные обязанности и нарушают трудовую дисциплину в коллективе.

Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своих опозданий Иванов И.И.

представлять отказался. В связи с допущенными нарушениями предлагаю объявить Иванову И.И. выговор. 20.09.19 Начальник отдела маркетинга и рекламы Дубровский Дубровский В.О.

В налоговых целях записки всякие важны

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  1. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
  2. для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;
  3. объяснительная записка может пригодиться:
  1. для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск.

    Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.

  2. для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа.

Докладная записка образец по ГОСТу

Докладная оформляется на офисной бумаге, согласно образцу.

Информация излагается четко и грамотно. По возможности всегда стоит прилагать документы, доказывающие нарушения.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+