Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Журнал учета работника с конфиденциальной информацией пример

Журнал учета работника с конфиденциальной информацией пример

Форма журнала учета


Так как такой кондуит не является обязательным документом, работодатель на свое усмотрение определяет его форму и порядок заполнения. Как правило, заявления работников сводятся к просьбе об ознакомлении со своим личным делом или с документами, содержащими их персональные данные, либо к получению соответствующих копий. Поэтому в вашей книге учета целесообразно предусмотреть следующие графы:

  1. дату обращения;
  2. сведения о лице, запрашивающем информацию;
  3. краткое содержание обращения и цель запроса;
  4. данные о предоставлении информации либо об отказе.

Все графы заполняются разборчивым почерком шариковой или гелевой ручкой (не карандашом). Как и все другие подобные формы, журнал учета обращений субъектов ПДН обычно представляет из себя книгу формата А4 с прошитыми и пронумерованными листами.

Необходимо указать даты начала и конца ведения журнала.

Все листы должны быть последовательно пронумерованы и их нельзя вырывать даже в случае порчи.

Форму журнала можно утвердить приказом по организации либо оформить как приложение к работников, указав в нем ответственного за ведение журнала, место и порядок его хранения, инструкцию по его ведению и иную необходимую информацию. Лица, получающие документы для ознакомления, должны быть предупреждены о том, что нельзя делать пометки в таких документах, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые бумаги. Эту информацию тоже можно включить в Положение, с которым все работники должны быть ознакомлены под роспись.

Образец положения о персональных данных 2020

Далее приведем возможный текст положения о защите персональных данных в 2020 году: Общество с ограниченной ответственностью «Стелла» (ООО Стелла») УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Стелла» __________ А.С.

Пушкин 9 июля 2020 года ПОЛОЖЕНИЕ О работе с персональными данными работников 9 июля 2020 года Москва 1. Общие положения 1.1. Положение о работе с персональными данными работников ООО «Стелла» разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом от 27 июля 2006 г.

№ 152-ФЗ и нормативно-правовыми актами, действующими на территории РФ. 1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (сбора, обработки, использования, хранения и т. д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.

1.3. Настоящее Положение вступает в силу с 9 июля 2018 года. 2. Получение и обработка персональных данных работников 2.1.

Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника. Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника или в иных случаях, прямо предусмотренных в законодательстве. 2.2. При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе: – пол; – дату рождения; – семейное положение; – отношение к воинской обязанности; – местожительство и домашний телефон; – образование, специальность; – предыдущее(ие) место(а) работы; – иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя.

2.3. Работодатель не вправе требовать от работника представления информации о политических и религиозных убеждениях и о его частной жизни. 2.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе.

Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.

2.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней. 2.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

2.7. Анкета работника хранится в его личном деле.

В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника.

Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за ведение личных дел – бухгалтер организации. 3. Хранение персональных данных работников 3.1. Анкета работника хранится в его личном деле.

В личном деле также хранится вся информация, которая относится к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за комплектование личных дел – бухгалтер организации. 3.2. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам.

Личные дела и личные карточки находятся в отделе бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии. 3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети.

3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются заместителем руководителя организации и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным работников.

3.4. Изменение паролей заместителем руководителя организации происходит не реже одного раза в два месяца. 3.5. В целях повышения безопасности по обработке, передаче и хранению персональных данных работников в информационных системах проводится их обезличивание.

Для обезличивания персональных данных применяется метод введения идентификаторов, то есть замена части сведений персональных данных идентификаторами с созданием таблиц соответствия идентификаторов исходным данным. 3.6. Доступ к персональным данным работника имеют руководитель организации, его заместитель, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель работника. Специалисты отдела бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения руководителя организации или его заместителя.

3.7. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя организации, его заместителя и главного бухгалтера.

4. Использование персональных данных работников 4.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.

4.2. Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера зарплаты. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.

4.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного поступления.

Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения. 5. Передача персональных данных работников 5.1.

Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом. 5.2. Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом. 5.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации.

Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело работника.

5.4. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций. 5.5. Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
5.5. Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников 6.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законом. 6.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их обработке, использовании и хранении.

6.3. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия он вправе требовать от работодателя разъяснений. Работники должны быть под подпись ознакомлены с Положением о персональных данных. Факт ознакомления с указанным Положением может фиксироваться как в тексте самого трудового договора (путем перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора), так и в отдельном документе (в самом Положении на листе ознакомления с ним).

Приводим для примера лист ознакомления работников с Положением о персональных данных N п/п Ф.И.О. работника Дата ознакомления Подпись 1 Усиков Сергей Иванович 10.10.2019 Усиков 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter. Читайте также

ЖУРНАЛ учета журналовв министерстве образования Новосибирской области

УТВЕРЖДЕНАприказом министерства образованияНовосибирской областиот 07.05.2018 N 1094 ФОРМА Том N ______Журнал (том) начат «____» ________________ 20___ г.Должность / /подпись фамилия, имя, отчество Журнал (том) завершен «____» ______________ 20___ г.

Должность / /подпись фамилия, имя, отчество Журнал (том) составлен на __________ листах N п/п Регистрационный номер журнала Наименование журнала Место хранения (наименование организации, адрес расположения, номер (название) помещения, хранилища)ФИО, ответственного за ведение журнала Отметки ответственного пользователя Сведения о сдаче в архив (N акта, служебной записки и т.п.)Сведения об уничтожении (N акта, служебной записки и т.п.)Дата начала ведения журнала Дата завершения ведения журнала 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует.

Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

  1. дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
  2. Ф.И.О. работника;
  3. номер личного дела;
  4. при необходимости можно использовать графу «Примечания».
  5. должность;
  6. дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
  7. структурное подразделение;

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу.

Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О.

работника и номер дела.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц.

Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица. Такой журнал — это документ внутреннего пользования.

Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Шаг 5: наложение дисциплинарного взыскания

За совершение дисциплинарного проступка работодатель может применить следующие виды дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение (ст.

192 ТК РФ). С работником, которые разгласил сведения, составляющие коммерческую тайну, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор (подп. «в» п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ).

Увольнение в этом случае будет законным, если работодатель придерживался процедуры наложения на работника дисциплинарного взыскания, изложенной в ст. 193 ТК РФ. Далее рассмотрим, как правильно оформить выговор или увольнение работника, допустившего разглашение коммерческой тайны, чтобы избежать восстановления работника на работе.

Выговор. Если работодатель все же надеется на дальнейшее сотрудничество с работником, совершившим проступок, он может его не увольнять, а объявить выговор. Для этого необходимо составить приказ и под роспись ознакомить с ним работника (Пример 9). В случае его отказа или уклонения от ознакомления – оформить соответствующий акт (Пример 10).

В случае его отказа или уклонения от ознакомления – оформить соответствующий акт (Пример 10).

Увольнение. Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (часть первая ст.

84.1 ТК РФ) (Пример 11). С приказом о прекращении трудового договора работодатель должен ознакомить работника под роспись.

Если приказ невозможно довести до сведения работника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе проставляется соответствующая запись.

Приказ можно составить по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, разработанной и утвержденной организацией. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника. В этот день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет (ст.

140 ТК РФ). Записи в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должны соответствовать формулировкам Трудового кодекса (Пример 12).

НЕТ РЕЖИМА – НЕТ И УВОЛЬНЕНИЯ Коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду (п.

1 ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»). Иными словами, это специально установленный законодательством правовой режим, при правильном применении которого государство встает на защиту конфиденциальной информации организации.

Устанавливая режим коммерческой тайны, организация тем самым защищает свою конфиденциальную информацию от недобросовестных работников. Режим коммерческой тайны включает целый комплекс мер. Невыполнение даже одной из них повлечет за собой отсутствие режима коммерческой тайны. Следовательно, работника нельзя будет уволить на основании подп.

Следовательно, работника нельзя будет уволить на основании подп.

«в» п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ.

Как «включить» режим коммерческой тайны? Чтобы режим коммерческой тайны считался установленным, работодатель обязан:

  1. установить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. В перечне не должно быть сведений, перечисленных в постановлении Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»).

ПРИМЕЧАНИЕ: если в организации нет утвержденного перечня сведений, составляющих коммерческую тайну (а значит, нет и подписей работников в ознакомлении с ними), суды встают на сторону работника;

  1. установить порядок обращения с информацией и контроль за соблюдением такого порядка.

    Для этого необходимо утвердить специальный локальный нормативный акт (акты), например положение о коммерческой тайне.

ПРИМЕЧАНИЕ: если локальный акт, регулирующий режим коммерческой тайны, в организации отсутствует, суд восстановит работника, уволенного за разглашение конфиденциальных сведений;

  1. составить перечень должностей, имеющих доступ к коммерческой тайне, и вести их учет. В списке нужно указать, работники на каких должностях и к каким именно сведениям имеют доступ;
  2. прописать в должностных инструкциях работников, имеющих доступ к таким сведениям, их обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны.

ПРИМЕЧАНИЕ: если доступ работника к конфиденциальным сведениям не предусмотрен его трудовыми обязанностями, но в данный момент необходим, он должен дать свое согласие (ч.

2 ст. 11 Закона о коммерческой тайне);

  1. проставить гриф «Коммерческая тайна» на материальные носители с указанием обладателя такой информации (полное наименование организации и местонахождение).

ПРИМЕЧАНИЕ: если на документах, содержащих конфиденциальную информацию, соответствующего грифа не будет, работника восстановят на работе (см., например, Кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу № 33-1796);

  1. ознакомить работников с правилами, регулирующими режим коммерческой тайны, и с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну.

ПРИМЕЧАНИЕ: отсутствие доказательств об ознакомлении работников с соответствующими ЛНА влечет восстановление на работе сотрудников, уволенных за разглашение коммерческой тайны (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2013 по делу № 11-28840);

  1. вести учет предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну.

    Например, в журнале учета выдачи документов, иных материальных носителей, получения доступа работникам к электронным ресурсам.

  2. взять с работника обязательство о неразглашение сведений, составляющих коммерческую тайну (п. 43 Постановления Верховного суда РФ № 2). Работник должен подписать такое обязательство;
  3. внести в текст трудовых договоров положения, обязывающие работника соблюдать режим коммерческой тайны.

    Что касается уже работающих сотрудников, заключить соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора в письменной форме (ст. 72 ТК РФ);

ПРИМЕЧАНИЕ: отсутствие учета предоставления информации работникам, имеющим доступ к коммерческой тайне, является ошибкой работодателя (см., например, Определение Московского городского суда от 12.08.2011 по делу № 33-23113);

  1. создать работнику условия, позволяющие соблюдать установленный работодателем режим коммерческой тайны.

    То есть доступ к информации должен быть ограничен.

    Также должна быть предусмотрена возможность уничтожения документов. Сами документы должны храниться в сейфе или в металлическом запираемом шкафу в специально оборудованном помещении.

Журналы учета персональных данных

Работодатель обязан соблюдать конфиденциальность при работе с персональными данными работников.

Для этого следует вести специальные журналы учета. Журнал учета внутреннего доступа к персональным данным работников В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным работников указывают: дату выдачи и возврата документов (личных дел) работникам организации; цели выдачи, наименование выдаваемых документов, срок пользования.

Если документов было много, и их выдавали по описи, при возврате нужно проверить их наличие по описи. Сотрудник, возвращающий документы, обязан присутствовать при этом. Выдавая документы, предупредите, что делать в них пометки и исправления, вносить новые записи, извлекать документы (например, из личного дела) или помещать новые нельзя.

Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам В журнале учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам регистрируют: поступающие запросы (дату получения, номер и дату входящего документа, от какого органа получен запрос); дату передачи персональных данных; содержание переданной информации; дату уведомления об отказе в предоставлении информации (в случае такового). Кроме того, кадровик должен регулярно проверять наличие документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. Для этого также следует вести специальный журнал.

Скачать образец

внутренней описи документов личного дела сотрудника – word.

В самом начале трудоустройства сотрудник предоставляет работодателю пакет документов, который включается в личное дело.

Лицо, ответственное за оформление личного дела должен сделать его документальную опись.

Документ указанного характера имеет рекомендованный характер и не обязателен к оформлению. При его составлении можно использовать чистый лист формата А4 или бланк компании.

Оформлением описи должен заниматься тот же специалист, который несет ответственность за хранение личных дел. Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно: +7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ +7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ 8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

11/КТ, где 11 — порядковый номер по журналу, КТ-указание на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности происходит под четким контролем исполнителя.

Целесообразно на подобных документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы безопасности и отдела делопроизводства).

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  1. должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  2. ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  3. от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  4. соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.

Для чего нужен

Главное назначение журнала — фиксировать операции по обработке и передаче ответственным за них сотрудникам, тем самым способствовать сохранности информации. Целесообразность ведения таких записей определяется спецификой, размерами и структурой организации.

Как правило, чем больше численность штата, тем шире перечень сотрудников, которым требуется доступ к конфиденциальным сведениям для выполнения служебных обязанностей.

Например, при возникновении спорных ситуаций штатный юрист может запросить в отделе персонала трудовой договор с тем или иным работником. При принятии решения о кадровых перестановках или продвижении работника по службе личное дело работника может быть запрошено руководителем подразделения.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+